La contabilidad es necesaria para conocer cuál es la realidad económica de cada institución.

Es prácticamente imposible tener un manejo razonable de la economía de cada una sin conocer con exactitud sus números, circunstancias patrimoniales y las relaciones entre activos y pasivos. Es por esto que la Contabilidad es llevada a cabo por especialistas, y es fundamental para evaluar las decisiones que se tomarán a futuro.

Por todos estos motivos la Contabilidad se constituye como una herramienta fundamental, para poder cumplir con sus objetivos.

Para llevar adelante este proceso, y dependiendo cómo se decide trabajar y los objetivos que se pretendan cumplir:
Los colegios suelen utilizar uno de estos dos criterios contables, para realizar los registros de las diversas actividades del colegio, por ejemplo:

• Cobro de cuotas y gestión de cuenta corriente de alumnos
• Gestión de Proveedores y cuenta corriente
• Gestión de ingresos y egresos
• Etc

La diferencia entre ambos casos se explica a través de los criterios contables de lo percibido y lo devengado. Estos conceptos son esenciales para entender la Contabilidad de cada institución. Ahora bien, definiremos cada uno:

El criterio de lo DEVENGADO se refiere al momento en que se genera un derecho u obligación. En el caso de una institución educativa, cuando se produce la facturación de una cuota, se genera el derecho a cobrar dicha operación, ya que planificamos ésta con anterioridad.

El criterio de lo PERCIBIDO se refiere al momento en que ese derecho u obligación generada se concreta. Siguiendo con el ejemplo anterior, sería el cobro de las facturas emitidas. En otras palabras, este último método se refiere más al ingreso y egreso de dinero, mientras que el método de lo devengado hace referencia al “momento” en que se genera la obligación de pagar o el derecho de cobrar, o sea que en un futuro estos movimientos se van a percibir, considerando todos los movimientos que impacten en la contabilidad, implique o no entrada o salida de dinero, mientras que lo percibido sólo considera los movimientos de dinero de las cajas y las cuentas contables asociadas a esos movimientos.

¿Porqué en la Argentina se debe usar el criterio de los Devengado?

Como primer punto, se debe tener en cuenta que Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), de creciente adopción en nuestro país (por opción u obligación) disponen, en general, que los efectos de las transacciones y otros hechos, deben reconocerse en los períodos que ocurren, con independencia del momento en que produjeron los ingresos y egresos, es decir utilizar el criterio devengado.

De esta forma estaríamos computando los movimientos en el año y momento fiscal en el que tienen incidencia contable. Algunas ventajas que tiene trabajar de esta forma:

• Mayor control y organización: se puede controlar en tiempo real todos los movimientos contables así como aquellas cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Nada queda librado al azar: toda la información queda plasmada en el software, o el mecanismo que se utilice para llevar la contabilidad, por lo que la misma puede ser consultada en cualquier momento.
• Permite planificar la estrategia impositiva y contable de la escuela, decidir políticas a largo plazo o preparar para contraer un préstamo.
• Se pueden estimar los ingresos y gastos de un período determinado, para tratar de determinar la cantidad de beneficios que la institución puede esperar alcanzar.

Pese a la existencia de estos dos criterios, en Argentina se deben respetar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las resoluciones técnicas del Consejo Profesional de Ciencias Económicas. Estos organismos establecen que el criterio que se debe utilizar en Argentina es el de lo “devengado” pese a que en la práctica algunas instituciones decidan trabajar por lo “percibido”.