El balance general es fundamental dentro de la gestión escolar. Aunque algunos lo vean como una tarea tediosa y otros no sepan por dónde comenzar, representa una herramienta valiosa que permite conocer la realidad financiera de tu colegio.

Acá la tecnología también puede darte una mano. Te contamos…

Con el balance general, podés tener un panorama claro de cómo están tus finanzas en un momento dado y tomar decisiones para el futuro.

Qué es un Balance General en Contabilidad: Breve Definición Aplicada al Ámbito Escolar

Cada final de año, muchos de nosotros repasamos lo que sucedió durante los últimos 12 meses y comenzamos a fijar metas para el año que viene. Seguro, ya lo hiciste alguna vez.

Entonces, ¿por qué no hacer esto en nuestro colegio? Bueno, precisamente para esto sirve el balance general: tener a la mano un resumen de todo lo que hicimos, administrativa y contablemente hablando, durante el último período fiscal.

En el caso del balance general, podés identificar los activos, los pasivos y el patrimonio general de la institución para definir los recursos con los que contás y las responsabilidades que tenés a futuro.

Si bien, usualmente, se realiza de forma anual, el departamento administrativo puede revisar el balance general en plazos más cortos: mensual, trimestral o semestralmente.

La Importancia de Realizar el Balance General Contable para tu Escuela

La liquidez es uno de los pilares que permite que tu escuela funcione. Por ello, es importante conocer la situación contable que vive. Es la única manera de confirmar si se dispone de los recursos necesarios para el nuevo curso y tomar decisiones más acertadas.

Un balance general permite obtener información muy variada: saber en qué se invirtió el dinero, determinar las deudas por pagar y aquellas a cobrar, si tu patrimonio se incrementó o se redujo, entre otros.

Además, es posible comparar esa información con períodos anteriores y determinar si la gestión administrativa está dando resultados positivos a largo plazo.

El Balance General como Proyección del Futuro próximo en la Institución Escolar

El balance general no solo sirve para mirar hacia atrás. Es un insumo valioso al momento de iniciar la planificación del siguiente año.

Brinda orientaciones y pistas de lectura acerca de cómo invertir los recursos disponibles y definir planes: inversiones o compras a realizar, nuevas estrategias para reducir la morosidad, incremento de cuotas, ajustes de salarios, planes de pago, solicitud de préstamos y todo lo que consideres necesario para optimizar la situación del colegio.

Por otro lado, cuando los números del balance general son positivos, es una oportunidad de mostrarle a la junta directiva, así como a nuevos posibles inversores, que el colegio es una buena inversión.

El balance general también permite ver hacia el futuro, a efectos de tomar decisiones sobre cómo invertir tus recursos y planificar las acciones del departamento administrativo.

Un software de Gestión Administrativa Escolar es tu Mejor Aliado para no Correr a Fin de Año

Considera que, para hacer tu balance general, no tendrás que pasar días revisando y haciendo malabares entre tus libros contables, facturas y documentos financieros. La tecnología ofrece herramientas, como los software de gestión administrativa y contable, que te ayudan a completar esta tarea eficientemente.

Este tipo de programas permite la integración de las tareas e informaciones administrativas en un solo lugar. Así, podrás generar robustos informes financieros, incluido el balance general, que contienen datos actualizados sobre tu colegio.

Ventajas de Utilizar un Software Contable para Hacer el Balance General de tu Colegio

Cuando usás un software contable, la elaboración del balance general será:

Rápida

Con toda la información contable que necesitas disponible en un solo lugar, el software contable puede acceder a ella con solo unos clics y en poco tiempo generar un reporte completo sobre tus finanzas, como el caso del balance general.

Actualizada

Si la carga de información se lleva al día (asientos contables, facturas, cobros, pagos, compras, otras), el reporte va a darte un panorama preciso de cómo se encuentran las finanzas de tu colegio en ese momento.

Efectiva

La automatización de estos procesos ayuda a disminuir errores humanos que se originan al hacerlos de forma manual, tales como cálculos errados, imprecisiones o datos que no corresponden.

Útil

El balance general que genera el software contable te sirve para analizar tu gestión y comenzar a tomar decisiones. Sin embargo, también puede ayudarte en diligencias legales, como declaración de impuestos y otras obligaciones tributarias, de forma transparente, sin errores y acorde a las normativa vigentes.

¿Cómo un software puede ayudarte con el balance general? Generando reportes completos y eficientes con solo un par de clics.

Conclusión

El balance general es la mejor manera de precisar cómo le está yendo a la gestión administrativa de tu colegio, ya que te permite hacer un análisis completo de todo lo que hiciste en el último período y confirmar el estado actual de tus finanzas.

Por otro lado, es un recurso importante a la hora de tomar decisiones y definir tus planes de acción a futuro para optimizar los procesos administrativos y contables en tu colegio.

Esto no tiene que ser un proceso engorroso. Al usar un software contable, podés generar reportes financieros de una forma rápida, sin errores y siempre cumpliendo con los estándares legales requeridos por las autoridades fiscales.

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