“¿Me conviene invertir en un software de escritorio o en la nube?” es la disyuntiva a la que se enfrentan los representantes legales y administradores de los colegios al momento de decidirse por una solución.

No existe una mejor o peor opción, simplemente diversas alternativas que dependen de las necesidades de cada colegio. Para ayudarlos a aclarar el panorama, presentaremos las ventajas y desventajas de cada herramienta para que sean ustedes quienes decidan qué les resulta conveniente de acuerdo a la situación de su colegio.

Los sistemas informáticos siempre funcionan dentro de una computadora. Muchas veces nos referimos a tales equipos como «servidores», haciendo referencia a que son un punto central de la información, desde el cuál muchas otras computadoras y usuarios acceden. Cuando una escuela implementa un software administrativo, al igual que cualquier otro programa, debe funcionar en una computadora/servidor.

El mercado de las computadoras evolucionó mucho en la última década, pasando de ser una industria que vende productos, a una que ofrece servicios. Esto implica que hoy en igual disponibilidad, puedo «comprar una computadora» o puedo «alquilarla» como servicio en proveedores dedicados a esto (Microsoft, Google, Amazon, etc).

Cuando compramos una computadora, la instalación de la misma, el mantenimiento (actualización de componentes y limpieza de virus), la disponibilidad de la corriente eléctrica y de internet, y el almacenamiento y seguridad de los datos, son responsabilidad del comprador.

Cuando «alquilamos» una, los equipos están resguardados en centros de datos de máxima tecnología, que se encargan de mantener los equipos disponibles, seguros y actualizados. Para hacer uso de estos servicios es necesarios siempre, contar con una conexión a internet.

Ahora que entendemos la diferencia entre computadora propia y computadora en la nube, analicemos en donde conviene instalar un software de administración para su colegio:

Programa de Escritorio:

Los “Software de Escritorio”, o más conocido como “On Premise”, son aquellos en los que la información institucional se encuentra alojada en las computadoras del mismo colegio. Es el método más tradicional utilizado en este tipo de industrias. En este modelo, la escuela es responsable de la seguridad, el mantenimiento y la disponibilidad del servicio instalado.

La principal ventaja está vinculada a que la información esta disponible si internet se corta, y tal vez por un pensamiento tradicionalista, se siente mayor confianza, pues el hardware es propio y se administra internamente.

Las desventajas son:

• Dependencia del proveedor: si los colegios tienen inconvenientes con alguna funcionalidad del software deben aguardar a que algún técnico de la empresa proveedora pueda dirigirse al colegio para resolver el inconveniente. Esto puede atenuarse parcialmente si el proveedor ofrece soporte técnico remoto, es decir que se conectan a través de internet al servidor del colegio y realizan las tareas necesarias.
• Fácil obsolescencia: La tecnología evoluciona rápidamente, esto implica que tanto los hardwares como los softwares quedan obsoletos en cuestión de meses. A medida que transcurre el tiempo pueden presentarse nuevos requerimientos que no hayan sido contemplados al momento en que se decidió invertir en la versión de escritorio del software y que son necesarias u obligatorias, tal es el caso de la facturación electrónica, requisito que dispuso la AFIP a partir del año 2016, esto implica que el colegio tiene que actualizar su sistema con una nueva funcionalidad y posiblemente eso cueste mucho dinero.
• Riesgo en la seguridad del hardware: La información se encuentra almacenada en computadoras del colegio. Los usuarios son los responsables de hacer backups periódicos de los datos. En caso de daños físicos al hardware, como puede ser un pico de alta tensión eléctrica, o golpes o desconexión accidental, la información allí alojada se puede perder.

Programa en la Nube

El otro tipo de software es aquel que se encuentra en la “nube” o también denominado “cloud computing”. Consiste en la posibilidad de acceder al servicio a través de Internet.

Este tipo de software tiene los siguientes beneficios:

• Menores costos de inversión inicial: A diferencia de los softwares de escritorio, donde es necesario que se cuente con un presupuesto para poder realizar la compra inicial del equipo, en este caso con poco dinero, se puede comenzar a trabajar con el servicio. Por lo general los softwares en la nube cuentan con una licencia mensual.
• Mayor capacidad de almacenamiento: Uno de los principales beneficios otorgados por este tipo de software es la capacidad de almacenamiento de información que es virtualmente infinita. Esto es, porque a medida que la demanda de los usuarios va creciendo, el proveedor va anexando unidades de almacenamiento de información de forma transparente y sin interrupción del servicio, pudiendo alojar cantidades enormes de datos (en el orden de los miles de terabytes)
• Información asegurada: Los datos se encuentran almacenados en diversos servidores y con múltiples redundancias de equipos y conexiones, por lo que siempre están protegidos de todo daño físico.
• Múltiples usuarios: Otro de los beneficios de los softwares en la nube es que no hay límite en la cantidad de usuarios que pueden acceder al sistema. Esta funcionalidad permite que desde cada institución puedan brindarle acceso a los padres, profesores, alumnos y cualquier otro miembro de la comunidad educativa.
• Comodidad: La ventaja más significativa de los softwares en la nube es la posibilidad de ingresar desde cualquier dispositivo con internet. No es necesario encontrarse en la institución para utilizar el software, también esto es lo que permite que los padres puedan ingresar desde su domicilio o que los contadores externos puedan ingresar a consultar la información.

La desventaja más significativa que tienen este tipo de sistemas es la necesidad de contar con internet. Si en una ciudad el servicio de internet no es bueno, la experiencia que se va a tener con el uso del sistema también será mala. Esto puede resolverse contando con más de un proveedor de internet. Hay casos de colegios que cuentan con un proveedor principal para el uso diario, y en caso de corte, utilizan la telefonía móvil como respaldo para terminar las tareas que estaban realizando.

Ahora que conoces más las ventajas y desventajas de cada tipo de sistema, ¿Cuál crees que es una mejor alternativa para tu escuela?

Te invitamos a conversar más en profundidad sobre casos de implementación de cada tecnología y evaluar juntos si existe una oportunidad de modernización para tu colegio haciendo clic aquí.

Si te resulta de interés aprender que otros beneficios puede brindarle a tu institución un software administrativo y contable que se encuentra en la nube, envianos tu consulta: