Junto con un nuevo ciclo lectivo comienzan los interrogantes sobre si las herramientas que están utilizando la Institución son funcionales para optimizar los recursos: tiempo y dinero.

Los softwares de gestión administrativa y contable (o de aranceles) lejos de ser la excepción son una de las principales herramientas que se evalúan, sobre todo, si se vienen arrastrando inconvenientes en los periodos anteriores.

El trajín de fin de año no siempre permite que las Instituciones puedan disponer del tiempo para evaluar un mejor software de gestión que permita reemplazar la herramienta actual sin perder en el intento.

En esta nota ahondaremos sobre qué factores debemos considerar para realizar el cambio.

Factores a considerar al momento de cambiar de software de gestión

Para que la migración de un sistema a otro sea acertada se debe evaluar, en una primera instancia, la herramienta que estoy utilizando actualmente para identificar la urgencia o no del cambio. Estas son algunas preguntas guía para este paso:

• ¿La herramienta que estoy usando permite masificar procesos como la facturación y la cobranza?
• ¿Siento que tengo que hacer muchos pasos para obtener un resultado en específico?
• ¿Puedo confiar en los reportes que emite mi herramienta actual?
• ¿Tengo posibilidad de gestionar la morosidad con mi herramienta actual?
• ¿El software que utilizo sirve para brindar soluciones a padres y tutores también? Por ejemplo con un portal donde puedan ingresar y realizar consultas
• ¿Puedo obtener la información que necesito de forma sencilla?
• ¿Se encuentra en la nube y se realizan actualizaciones constantes?
• ¿Tiene errores frecuentes?
• ¿Cuenta con un equipo de soporte a los usuarios?

Las respuestas a estas interrogantes serán de utilidad para entender dónde están parados como Institución, y si es necesario realizar un cambio para optimizar el tiempo del personal y los recursos con los que se cuenta.

La inversión en un Software: el miedo de los colegios al momento de cambiar

Quizás ya es notorio que el sistema o los mecanismos que se usan en la institución (cómo llevar todo en excel o planillas de GSheet) ya no son suficientes para la complejidad de la administración escolar.

Puede ser que el Colegio no esté dispuesto a dar el salto hacia una herramienta mejor, sobre todo cuando se considera un gasto innecesario o hay resistencia en destinar más dinero en otro software en relación a lo que venimos abonando.

En esta nota vamos a desmitificar este aspecto y contarte por qué un buen sistema de gestión administrativa y contable, no sólo es una excelente inversión sino que se termina “pagando solo”.

Para eso, nos enfocaremos en diversos aspectos que un buen sistema de gestión administrativa debería contemplar:

1. Aumento de la recaudación (reducción de la morosidad)
2. Anticipo del tiempo de cobro
3. Permitirnos contar con mayor liquidez
4. Reducción de gastos
5. Orden y presupuesto

#1 Aumento de la recaudación (reducción de la morosidad)

Si van a realizar una inversión en un sistema de gestión administrativa, este es un aspecto muy importante a considerar puesto que la morosidad es uno de los factores que dificultan el crecimiento en infraestructura de un colegio o incluso en la calidad educativa.

¿A qué nos referimos con esto? A que la plataforma sea realmente funcional a la estrategia de cobranza que definan en la Institución.

Por ejemplo: poder procesar masivamente las cobranzas con diversos medios de pago, poder enviar comunicados masivos, que los padres o tutores puedan ingresar a un portal online para consultar y pagar su deuda, poder enviar cupones por Whatsapp a los deudores.

AULICA permite que los Colegios disminuyan la morosidad corriente hasta un 40%.

En el caso de AULICA, los colegios que han empezado a utilizar este software con todas las funcionalidades de gestión de deuda, han logrado disminuir su morosidad corriente hasta un 40%. Esto llevó a que tomando una porción de lo recuperado, se le pueda hacer frente a la licencia de uso mensual del sistema.

#2 Anticipo del tiempo de cobro

Licencia CCO. Imagen de mindandi en Freepik.[/caption]

No es lo mismo cobrar las cuotas del alumnado el 1 de cada mes que el 30. Contar con el dinero de las cuotas lo antes posible nos permitirá invertir ese dinero en un Fondo FIMA, por ejemplo o cualquier opción de inversión a muy corto plazo, y obtener ganancias para poder hacer frente a algunas obligaciones.

Es importante poder contar con un Software que tenga funcionalidades que promuevan el cobro temprano de las cuotas.

Algunas de las herramientas a tener en cuenta y que un software tiene que contemplar, son:

• Bonificación por pronto pago: Por ejemplo, pagando hasta el 5 de cada mes
• Débitos Automáticos ejecutados el 5 de cada mes u otra fecha previa que defina la Institución
• Intereses por pago fuera de término (que fomenten el pago en los primeros días del mes)

Todo esto es especialmente relevante en un contexto inflacionario en donde hay picos de inflación intermensual superior al 5%.

Un fondo FIMA que generamos el 1º de mes da un rendimiento aproximado del 1,72% en esos 10 días. Esto nos permite obtener dinero extra que no estaríamos aprovechando si cobramos pasada esa fecha.

Suponiendo que sólo cobramos 50 cuotas mensuales de $10.000 ($500.000 en total) el 1º de mes, podemos llegar a obtener $8.609 de ganancia el 10 del corriente mes:

Como dato de color, entendemos que 50 cuotas es muy alcanzable y que este número puede superarse fácilmente utilizando un software.

#3 Mayor Liquidez

Otro de los beneficios que puede otorgar un buen software de facturación y gestión administrativa es la posibilidad de contar con mayor liquidez para hacer frente a las obligaciones.

Esto es una consecuencia tanto de una buena gestión de cobros, que puede ser llevada a cabo con las herramientas de un software pensado para colegios, así como de poder ordenar la administración para evitar estos inconvenientes.

Una plataforma que permita a la Institución, por ejemplo, ordenar las facturas de proveedores, contar con reportes de tesorería y cobrar aún en vacaciones, nos brindará las herramientas necesarias para contar con la liquidez para el funcionamiento correcto de la administración escolar.

#4 Reducción de Gastos

Una de las cualidades que se debe tener en cuenta al momento de contratar cualquier software de gestión es que se encuentre en la nube. Los motivos son varios, nos enfocaremos en algunos. Una plataforma Online:

• Permite constantes actualizaciones: el sistema no queda obsoleto y puede responder a la demanda del contexto.
• Está a la vanguardia y puede integrarse con otras herramientas: el mundo que nos rodea es online y hay una clara tendencia hacia eso. Un claro ejemplo son los botones de pago.
• Brinda Backup y seguridad de la información: los softwares en la nube son más seguros, los datos se encuentran encriptados y las instituciones pueden desentenderse de los back up y descansar en que hay expertos que están atentos a esta área.
• Trabajo colaborativo y Home Office. Varias personas pueden trabajar simultáneamente cada cual con su usuario y contraseña.

Habiendo aclarado este punto, un software de facturación y gestión administrativa online permite reducir costos en dos puntos fundamentales.

1. En papelería ya que las comunicaciones como la facturación los padres las reciben por mail e inclusive en ciertos casos por Whatsapp.
2. En infraestructura ya que no es necesario invertir en computadoras que puedan soportar un programa pesado y que quede destinado exclusivamente a esto.

En cambio en equipos que permitan ver videos de Youtube, puede funcionar sin inconvenientes plataformas como AULICA.

Un Software en la nube permite que puedas ahorrar dinero

#5 Orden, control y presupuesto

Por último, hablando de los beneficios económicos y financieros que puede tener un Colegio contratando un software, tenemos que mencionar los aspectos de orden, control y presupuesto.

Una institución debería proyectar y conocer cuánto se gasta o debería gastar por los distintos conceptos de egresos, al menos aquellos que sean más relevantes y tengan mayor impacto.

De esta forma cualquier desviación que se produzca, más allá de las lógicas por inflación, deberían detectarse rápidamente para corregir y que no tengan consecuencias negativas en las finanzas del colegio.

Un sistema que permita registrar los pagos a proveedores y llevar un presupuesto para corregir desviaciones será de suma utilidad y contribuirá a seguir optimizando la administración escolar.

Conclusión

Todos estos puntos que mencionamos anteriormente llevan a la conclusión de que un sistema administrativo y contable es una inversión necesaria para mejorar el manejo del dinero.

Aunque antes de leer esta nota, quizás pensabas que contratar un sistema era un costo, vemos claramente que no sólo es beneficioso a nivel trabajo para la institución sino que también permite ahorrar dinero, corregir desviaciones, invertir y finalmente “se termina pagando solo”.

Un software cómo AULICA cuenta con herramientas que contemplan estos 5 puntos y permite que los Colegios que usan nuestros servicios optimicen la gestión diaria, disminuyendo costos, aumentando la recaudación y liquidez. Escribinos para conocer más cómo implementar estas soluciones en tu institución.

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