¿Necesitas ahorrar tiempo en tu trabajo y reducir errores en la gestión contable de tu colegio? Implementar la tecnología adecuada es la solución que estás buscando. En este post te contamos en qué consiste y qué beneficios tiene.

La Tecnología y la Gestión Contable

Complementar la gestión contable con tecnología consiste en sistematizar y automatizar esta área, lo que cumple un papel fundamental en el sistema informativo de toda institución educativa y forma parte de cualquier camino de digitalización escolar que se haya iniciado.

Implementar nuevas tecnologías en la gestión contable de las instituciones educativas, permite el acceso a información de datos de forma masiva, con exactitud, diversidad y accesibilidad.

Además, se profesionalizan procesos y se ejecutan tareas con mayor velocidad, lo que disminuye el margen de error y nos arroja información (o reportes) fidedignos.

El Impacto de la Implementación de Tecnología en la Gestión Contable

Si de algo no hay duda, es del impacto de la tecnología en la gestión contable. Un software de gestión es una herramienta que brinda soporte y canaliza el innumerable volumen de datos que circula en torno a la contabilidad y gestión de una organización, a fin de convertirlo en información valiosa para el área administrativa y contable.

¿Dónde está el desafío? En la capacidad de interpretar ese volumen de información que se obtiene, en forma casi inmediata y actualizada para una toma de decisiones que lleven a tu colegio hacia una mayor rentabilidad de cara al proyecto institucional asumido.

Automatización de la Gestión Contable

¿Qué se gana con la automatización de los movimientos administrativos y contables? La unificación de criterios, por ejemplo; ya que el modelo de Aulica cuenta con una contabilidad muy simplificada, pensada incluso para aquellas administraciones no profesionalizadas.

La contabilidad se genera sin que, necesariamente, la persona que se ocupa de la tareas de cobranzas, por ejemplo, sepa realizar un asiento. Esa operativa diaria respecto de los ingresos y egresos, a su vez, se traduce en reportes contables fidedignos que pueden ser auditados por un contador y frente a los cuales no habrá dificultades de trazabilidad de los datos.

La integración entre automatización y contabilidad permite ahorrar tiempo de gestión y de registración

Todos Hablamos el Mismo Idioma

La automatización también favorece unificar el idioma hablado tanto en administración como en contabilidad. Por ejemplo, si administración tiene un reporte de una deuda de $100.000, la contabilidad también va a contar con un reporte contable por el mismo monto, sin necesidad de tener que recurrir a una conciliación.

El sistema de Aulica, al facilitar esta integración contable y administrativa, disminuye la gestión y simplifica la interpretación contable para que toda persona pueda ver un reporte y entenderlo claramente.

Gestión Contable en Tiempo Real y en la Nube

Aulica permite acceder a toda la información en tiempo real, lo que ayuda a mantener a salvo la salud financiera de la institución. Además, al tratarse de un sistema online facilita el trabajo remoto y colaborativo en caso de ser necesario.

Asimismo, por la trazabilidad de los datos (automatización de la contaduría, por ejemplo) y el acceso en la nube (24/7) mediante la asignación de perfiles específicos, no es necesario que el contador externo de la institución, por caso, se vea obligado a asistir presencialmente para acceder a la información. Puede hacerlo desde su oficina, con su usuario y contraseña específicos.

Integración con Otros Softwares y Herramientas

Aulica permite la integración con otros sistemas con los que ya podría estar operando la institución.

Es posible el trabajo conjunto con otras herramientas y tecnología como pueden ser un software de liquidación de sueldos, entes  de cobranza externa (Rapipago, Pago Facil, Siro, Mercado Pago).

Gestión Contable: Descubrí Todo lo Que Podés Hacer Aprovechando la Tecnología

La gestión contable dentro de un colegio es una tarea que requiere de concentración y tiempo. Un software especializado puede contribuir a la mejora del área en relación con la disminución de los márgenes de error, pero también en cuanto a la optimización de tiempos. Veamos algunas de las utilidades de un software de gestión contable para colegios:

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1. Contabilidad Financiera y registros financieros

Con Aulica es posible ver y entender el flujo financiero en forma rápida y sencilla. El sistema permite determinar cuál es el resultado final financiero del colegio y la diferencia con el económico para ver brechas existentes y gestionarlas para disminuir la morosidad o simplificar la gestión de proveedores.

2. Gestión de Asientos Contables

Salvo algunos casos muy puntuales, por ejemplo, para registrar un devengamiento de sueldos, con Aulica ya no es necesario registrar ningún asiento contable, si la tesorería se encuentra al día gracias a la automatización y vinculación con el módulo administrativo.

Ahora bien, en el caso de asientos contables manuales como el del ejemplo anterior, es posible el uso de funcionalidades como “asiento tipo” o “copia de asiento” para evitar tareas rutinarias y así, ganar tiempo.

3. Automatización de la Tesorería

Asimismo, y como señalamos en el ejemplo anterior, un software de gestión contable automatiza todos los procesos vinculados a tesorería, con lo cual no solo se generan los asientos de forma automática, sino que además es posible obtener los reportes pertinentes siempre actualizados.

Con el uso de la tecnología podés llevar el control de todos los procesos relacionados con la liquidez de la institución: cuentas bancarias, órdenes de pago, cobro y todo tipo de operaciones financieras.

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Así, es fácil llevar un óptimo control con la seguridad de que no se vencen plazos, se sigue de cerca la morosidad y mejora la rentabilidad, en general. Estudios realizados por Aulica, dan cuenta de que la automatización de la cobranza por medio de entes, dependiendo los canales de pago que se incorporen, disminuye al menos un 30% la morosidad mensual.

Por ejemplo:

Si se dispone de una matrícula de 600 alumnos, con una cuota mensual de $6000 y una tasa de morosidad mensual promedio del 20% ($720.000, en este ejemplo), bajar esa tasa al 14% mediante la implementación de la tecnología adecuada, supone que la recaudación mensual se beneficia en un 6% respecto del mes anterior.

En el ejemplo que proponemos, si a ese recupero del 6% ($216.000) le aplicamos un rendimiento del 4% mensual, corresponde a una actualización de $8640 solo por lograr que un 6% más de las familias cancelen a tiempo la cuota.

Entonces, ¿qué ventajas ofrece Aulica al respecto?

Nuestro sistema no solo contribuye a la disminución de la morosidad de tu colegio sino que también aumenta la seguridad de la información de tesorería y su registración al estar integrados a algunos entes de cobranza de manera directa, como es el caso de SIRO y Mercado Pago. Además, gracias a la integración, se facilita la conciliación entre la cuenta bancaria y el ente de cobranza.

4. Presupuesto y Comparación Presupuestaria

En todo colegio es fundamental presupuestar: cómo invertir o gastar cada ingreso. Ahora es posible presupuestar cuentas contables distintas y comparar lo que se estima con la ejecución real, lo que permite dar seguimiento a las operaciones y evitar sorpresas.

Nuestro sistema posibilita planificar y arrojar comparaciones mensuales de todas las cuentas contables observando los porcentajes de desvío sobre cada resultado. Además, esta información está al alcance de los directivos del colegio para ser consultada en tiempo real.

5.Normativas legales

Si deseas evitar infracciones y sanciones tributarias, el uso de un software contable te permite cumplir con la normativa contable de forma automática, rápida y sencilla; incluyendo por supuesto, la facturación electrónica exigida por la ley.

De esta manera, podrás asegurarte de cumplir con las demandas en cuanto información que tienen los entes reguladores. Al estar todo integrado y contar con toda la información en un mismo lugar, se facilitan los mecanismos para informar a los organismos reguladores lo necesario y sin perder tiempo.

6. Reportes de deudores

El sistema de gestión contable facilita la obtención de distintos reportes de deudores: cuánto deben en un determinado periodo, por ejemplo, luego esa información se agrupa bajo diversos criterios de manera tal que se facilite la lectura de los datos para que sea más fácil entenderla: por alumno, por familia, por mes, etcétera.

Así, y en relación con el reporte de deudores, se facilita el seguimiento de vencimientos, el envío de recordatorios vía email a los padres de familia, la integración completa y directa con muchos entes de cobro, la generación y el envío automático de facturas y otras funciones en relación con este tema.

Incluso la posibilidad de que los padres tengan asociado un perfil de acceso para seguir de cerca el estado de cuentas con la escuela: qué han pagado, qué deben, alternativas de pago electrónico y hasta la posibilidad de pagar desde un home. Todo esto, permite la optimización de la gestión de la deuda para mejorar la morosidad del colegio.

7. Bienes de uso o inventarios

Siempre que el inventario o los bienes de uso se encuentren actualizados, con solo un clic, el sistema lleva a cabo la amortización automática de todo el año. De esta manera, al finalizar cada ciclo lectivo, el colegio tendrá a su disposición el estado del inventario de forma rápida y sencilla.

8. Ajuste por Inflación

Con Aulica, las instituciones educativas cuentan con toda la información de manera integrada y en tiempo real, lo que permite cumplimentar con la normativa contable en forma automática ahorrando tiempo en la registración y evitando errores. AULICA, en su módulo contable, cuenta con la herramienta de ajuste por inflación, para que el registro de esas modificaciones impacte de inmediato y de manera automática en la contaduría escolar.

Conclusión

Implementar un software de gestión contable para colegios como el de Aulica permite sistematizar y simplificar gran parte de los procesos asociados a la gestión administrativa escolar. Ya que una vez ingresados los datos referidos a las transacciones históricas de la institución, el sistema se encarga de realizar los respectivos asientos y realizar modificaciones correspondientes en el plan de cuentas.

El sistema, permite cargar en forma masiva los datos contables, integrar el sistema al de facturación electrónica y generar reportes financieros automáticamente. Todo esto contribuye a una mejor toma de decisiones, a la disminución de la morosidad y una mayor productividad en tu colegio.

Además, disminuye el trabajo del personal a cargo porque estos sistemas organizan el seguimiento minucioso de las tasas de morosidad, los pagos de cuotas, cuentas corrientes y proveedores, así como el análisis cuantitativo de movimientos por ingresos y egresos.

Todo esto, hace posible contar con toda la información contable en tiempo real y en un mismo lugar para ser consultada por parte de las distintas instancias administrativas y la Dirección cada vez que sea necesario.

¿Aún dudas en implementar tecnología especializada en tu colegio?

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