Un sistema administrativo puede ser la solución de eficiencia que buscas para tu colegio. Se trata de softwares especializados que integran la gestión contable con la administración escolar de forma tal que toda la información clave se concentra en un único lugar.

Si estás pensando en una solución de esta naturaleza, pero aún tenés dudas o creés que por algunas características de tu institución puede que no sea la solución adecuada, te invitamos a leer este post y sacar todos los interrogantes que se hayan generado.

Si piensas en un sistema administrativo para tu colegio: que sea un software especialmente diseñado para instituciones escolares. Ofrecen soluciones específicas que contribuyen a la mirada integral de la gestión escolar.

Qué es un Sistema Administrativo

Un sistema administrativo se puede definir como un software de gestión que aglutina todas las tareas que hacen al funcionamiento escolar en el orden de la gestión y en relación con la facturación y tesorería (cobros y pagos).

Como todo sistema, un software de gestión administrativa se ocupa de ordenar, jerarquizar y establecer relaciones de fondo y forma entre los diversos elementos que lo componen. Ya sabemos que, por definición, un sistema es un conjunto de elementos que trabajan de manera ordenada y colaborativa y donde cada uno toma valor en relación con las otras partes que lo integran.

¿Cómo trasladar, entonces, los alcances de esta definición a un sistema administrativo para escuelas?

Pensemos en la estrecha relación que hay entre becas, cuotas y morosidad. O bien, en las diferentes coordenadas que pueden dar cuenta del índice de pagos de un curso: ¿han pagado todos los alumnos?; los que no pagaron, ¿pertenecen a familias con historial de mora en la institución?

Este tipo de información es específica de las instituciones escolares y claramente requieren de un sistema administrativo que responda a esa especificidad, también.

Tipos de Sistemas Administrativos

En general, se ofrecen tres tipos de softwares administrativos:

Sistemas Empacados o Genéricos para Empresas

También conocidos como sistemas generales y llamados ERP, los sistemas empacados son los menos recomendados para las instituciones escolares por esa cuestión de la especificidad a la que ya hicimos mención. Ofrecen soluciones generales, amplias que responden a las necesidades comerciales, pero no consideran aspectos claves de la administración escolar.

Tomemos un ejemplo como la facturación electrónica: en las Instituciones educativas, si bien el alumno es quien recibe el servicio, las facturas tienen que realizarse a los padres o tutores. Este tipo de gestiones se complican con sistemas genéricos.

Sistema de Usos Específico

Los sistemas de usos específicos, los softwares administrativos y contables escolares, tienen en cuenta, desde su diseño, las necesidades y características propias del sector al que están orientados (en este caso la gestión escolar, claramente).

Han sido especialmente desarrollados y diseñados en función de las dos aristas que componen la gestión escolar: la administración de los estudiantes y esto en relación con las necesidades contables de una organización, (tal y como hemos señalado en ocasiones anteriores, las escuelas son organización y como tales requieren de una gestión contable específica, ordenada y cuidadosa).

Un sistema de gestión administrativa y contable específico para colegios reúne una serie de características que lo hacen la mejor opción:

• Accesibilidad en la nube
• Disminución de errores por contabilidad manual
• Organización de proveedores
• Mejora índices de morosidad
• Automatiza los procesos de cobranzas, entre otros.

Ahora bien, para que un sistema realmente contemple la administración escolar con todo lo que ello implica, se requiere de todas esas características en conjunto, por lo cual debe considerarse con detenimiento la oferta disponible.

Buscar la mejor opción, en el sentido de que contemple tesorería y automatización de la contabilidad, significa considerar y valorar que el proveedor y desarrollador del software cuente con la trayectoria y respaldo necesarios para evitar situaciones de mal funcionamiento o errores de puesta a punto que se podrían evitar.

Desarrollo Personalizados

Los sistemas de diseño y desarrollo personalizados, en general para Colegios, suelen ser desarrollos de una persona, es decir, un desarrollador que no necesariamente cuenta con un equipo por detrás que dé respuesta a las distintas demandas que se pudieran generar.

Esos casos suelen traducirse en softwares que quedan obsoletos rápidamente, ya que no pueden brindar respuestas eficaces ni certezas frente a cambios que se implementan desde AFIP o el contexto. Tampoco tienen la posibilidad de dar respuesta inmediatas a problemas que surjan en el manejo del software mismo ya que se trata de una sola persona y atrás no suele haber un equipo.

Atribución: Imagen de Firmbee en Pixabay Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

Señalamos, entonces, que una serie de características atañen a la especialidad de estos software administrativos escolares. Veamos en concreto qué soluciones aportan y cómo se traducen esos beneficios en la gestión escolar.

Cómo Funcionan y Cómo Puede un Sistema Administrativo Apoyar la Gestión Administrativa de tu Escuela

Un sistema administrativo y contable escolar óptimo debe responder a las siguientes características:

• Garantiza información disponible en la nube, con acceso 24/7 y usuarios distinguidos según el rol de cada miembro del equipo administrativo y del personal con acceso a la plataforma.
• Disminuye los errores contables por cruce de información, información duplicada, extravío de facturas o recibos u otras otras cuestiones asociadas a la administración contable manual.
• Organiza y gestiona los múltiples proveedores escolares, incluso en relación con los servicios extras que pueda ofrecer una institución (alquiler de canchas, cantinas, SUM y un largo etcétera).
• Disminuye las tasas de morosidad no solo por un mayor seguimiento de las familias y sus pagos, sino porque permite obtener reportes de manera inmediata, con información siempre actualizada al momento de la consulta.
• La automatización de las cobranzas entra en sintonía con los anterior (disminución de la morosidad) porque descomprime algunas tareas del equipo (como puede ser el envío de recordatorio de vencimientos y mora), además de ofrecer autonomía a los padres quienes pueden llevar el seguimiento de su estado de cuentas y acceder a opciones de pago online, entre otros beneficios.

Tips para Elegir el Mejor Sistema Administrativo para una Institución Educativa

Con vista en lo anterior la pregunta que sigue es qué aspectos considerar a la hora de elegir un software o sistema administrativo escolar. Si bien es posible concentrar algunos tips y recomendaciones que orienten la búsqueda y aporten pistas para la selección final, lo que siempre se debe valorar es la singularidad de tu institución escolar.

Es decir que más allá de todo lo que cuenta es que el software se adapte a tus necesidades y las de tu escuela y no al revés.

La mejor selección de un sistema administrativo siempre se hará con base en el mayor conocimiento de la institución escolar y las necesidades que se desean satisfacer con la implementación de un software específico. En esto, no hay recetas ni fórmulas mágicas.

Dicho esto, veamos algunos tips y recomendaciones que funcionan:

Imagen de Thomas Kolnowski on Unsplash Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

• Innovación y facilidad, de la mano: Si el sistema administrativo a implementar requiere un esfuerzo mayúsculo en cuanto a características de uso y demás, es probable que el equipo desista y persistan aquellas prácticas que querías automatizar. La innovación y la facilidad de uso deben ir de la mano, que tu equipo sienta que le sacas un peso de encima y no que le agregas un problema más.
• Adecuada relación costo-beneficio: La ponderación debe ser favorable, es decir, implementar aquel sistema que resuelva problemas de manera tal que la institución gane con vistas al proyecto institucional. Relacionado con el punto anterior, no se trata de encontrar un problema para una solución, sino de dar la respuesta adecuada al problema que se desea solucionar.
• Almacenamiento en la nube y seguridad de los datos: Son dos aspectos claves que siempre se deben considerar, pero ni qué decir en tiempos de pandemia. Es importante contar con accesos diferenciados según roles y perfiles que se asignan a los distintos usuarios y tenerla tranquilidad de un equipo profesional y con garantías por detrás que dé respaldo de la información que se almacena.

Accesibilidad en la nube, equipo técnico especializado, respuestas orientadas a las necesidades del colegio son algunos de los aspectos claves para la elección del mejor sistema administrativo.

Finalmente, encarar búsquedas en Google, contrastar propuestas, consultar opiniones diversas, incluso consultar a otros clientes y usuarios son estrategias que te van a conducir a la elección más acertada.

Conclusión

No hay dudas de que la implementación de un sistema administrativo es un universo de oportunidades. Para que realmente sea así es clave elegir el sistema que mejor se adapte a las características de tu institución.

Como dijimos, también, no se trata de buscar un problema para una solución, sino todo lo contrario: pensar con atención y detenimiento cuál es el problema que resuelto mejoraría indefectiblemente la calidad del proyecto institucional. Hacia allí se debe apuntar y orientar todo el esfuerzo.

Estamos seguros de que con estos tips y recomendaciones podrás encontrar la opción qué más soluciones y eficiencia aparte para la gestión administrativa y contable de tu colegio. ¡Acepta el desafío!

 

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

Implementa diversos medios de pago para las cuotas de la escuela

Seguridad en la Nube: Qué Deberías Preguntar a tu Proveedor de Software de Gestión Escolar

Los beneficios de trabajar con un proveedor certificado por Normas ISO

5 Funcionalidades del Software de Aulica que te Ayudarán a Mejorar la Gestión de tu Colegio

5 Razones por las que un Sistema ERP no es Idóneo para la Administración Contable de una Escuela