La digitalización de buena parte de los procesos administrativos y contables es un hecho en la mayor parte de las escuelas y colegios de gestión privada. En esta ocasión hablaremos del software de contabilidad orientado al software de facturación y qué características debes considerar para implementarlo en tu escuela.

Cada institución tiene una realidad económica, social y cultural diferente, por eso siempre es importante considerar el software que mejor se adapte a tu realidad institucional a partir de algunas características que son básicas y funcionales para la prestación que ofrecen.

Implementar un software de facturación en tu colegio facilita las tareas de inventariado en torno a los proveedores y la gestión de cobranzas respecto de los tutores y padres de familia.

La Importancia de Elegir Bien el Tipo de Software de Facturación que Vas a Utilizar en tu Escuela

Un software de facturación permite gestionar de manera ordenada y transparente todo lo que sucede en cuanto a pago de cuotas y matrículas.

¿Por qué deberías sumar un software de facturación a tu colegio?, ¿de qué serviría?

Porque podrías realizarla emisión de factura electrónica masiva, enviarla automáticamente a los padres y que ellos puedan consultarlas desde un portal con un usuario y contraseña.

Además, disminuye los márgenes de error respecto de la contabilidad manual, y contribuye al medio ambiente porque se evita la acumulación de papeles (y el riesgo de que alguno de importancia se pierda).

¿No crees que esos son motivos suficientes? Adelante, nos ocuparemos entonces de revisar en detalle qué puede aportar un software de facturación, en particular, y un software de contabilidad, en general, a la administración escolar.

Conoce las Características Básicas que Todo Software de Facturación Debería Tener

El principal objetivo de un software administrativo es integrar en un solo lugar todos los movimientos de dinero que se generen en la institución. Es decir, llevar registro de las cuentas a cobrar, el pago a proveedores, trabajar con las situaciones de mora y considerar las operaciones por devengado o percibido, según corresponda.

Un software contable “vuelca” o “traduce” toda la información que ingresa a través de reportes contables, en la emisión de asientos realizados de forma automática, a partir de los movimientos cotidianos de la administración

La posibilidad de integrar toda esta información resulta en una suerte de fotografía detallada que permite tomar decisiones a largo plazo, así como medidas en lo inmediato para mejorar, por ejemplo, las tasas de morosidad o encontrar soluciones de pago más adecuadas a las necesidades de los padres de familia.

Por su parte, un software de facturación agiliza procesos y disminuye el margen de error propio de los sistemas de facturación manual.

Esta solución armoniza, además, a la institución con la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas que rige en el país con la implementación de la normativa RG N° 4291.

Ahora bien, un software de facturación debe adaptarse a la institución escolar y no al revés, por lo cual es fundamental que reúna algunas características básicas e insoslayables.

Fácil de Usar

Por sobre todas las cosas un software de facturación debe ser fácil de usar. Lo que no quiere decir que no se requiera por parte del equipo un tiempo de adaptación al cambio y la capacitación pertinente.

Como dijimos, la automatización del proceso de facturación disminuye el margen de error asociado al proceso manual. Debería funcionar a partir de la carga de unos datos y llevar a cabo el proceso de facturación sin mayor dilación.

Un software de facturación debe ser fácil de usar, es decir, más allá del período de capacitación e implementación, no debe tener trabas o vericuetos en el uso diario.

Integrar Facturación con la Contabilidad

La posibilidad de integrar la información contable con el sistema de facturación electrónica es sin dudas un plus en la elección de un software de facturación.

Los softwares específicos de facturación están orientados a agilizar los procesos de cobro y por ende reducir las tasas de mora, integrado a un software de contabilidad facilita y sistematiza el conjunto de transacciones contables del día a día.

Con un software de facturación obtienes una base de datos de todos los padres de familia y tutores que deben cubrir obligaciones con la institución. Es posible programar el envío de recordatorios de vencimiento y notificaciones de gestión de mora, además del envío automático de la factura para su pago.

Además, deben ser compatibles con las disposiciones legales de la AFIP en torno al modelo de facturación electrónica que se sigue, entre otros aspectos, como puede ser la gestión por lo percibido o lo devengado.

Ser Flexible

La flexibilidad es otro aspecto de importancia en un software de facturación. Ser flexible se refiere a que el software (incluso si se tratase de un software de contabilidad) debe adaptarse al plan contable de la institución y no al revés.

En ese sentido, no debería exigir más recursos de los disponibles ni enfrentar a la escuela a gastos exorbitantes, ya sea porque requiere de un equipo IT altamente profesionalizado o bien porque demanda la compra de equipamiento informático específico.

Todo lo contrario: un software de facturación debe “deslizarse” sobre lo que ya tienes de manera que se mejores procesos y se optimicen los recursos disponibles.

Gestión de Informes

El mejor software de contabilidad y facturación es aquel mejor se adapte a tu realidad escolar

Uno de los beneficios claves de un software de facturación es que permite obtener informes actualizados en tiempo real. Desde la nómina de padres y tutores hasta el último arqueo: todo disponible a un clic.

En una época donde la información es poder, acceder a este tipo de registros nos deja en clara ventaja a la hora de tomar decisiones financieras y contables, pero también en relación con proyectos institucionales de largo plazo.

El Software de Facturación debe Alojar la Información en la Nube

Es más operativo contar con un software de facturación alojado en la nube que uno de soporte físico. Si bien la realidad institucional es única, prefiere el alojamiento en la nube. ¿Por qué?

Sin ir más lejos, una situación como la de los confinamientos y aislamientos sociales impuestos a raíz de la pandemia por COVID-19 se pudo afrontar con mayor celeridad en aquellos casos donde el acceso a los softwares se podía realizar de forma remota: con una conexión a internet y las claves correspondientes.

Además, los software en la nube están desarrollados por proveedores lo que se traduce en mayor tranquilidad en términos de asistencia, seguridad, actualizaciones y hasta disponibilidad de acceso y facilidad de uso.

Seguridad

Por lo mismo que lo anterior, con un software cloud computing o, lo que es lo mismo, alojado en la nube las cuestiones de seguridad están a cargo del proveedor. Esto significa que disminuyen drásticamente los riesgos de perder información valiosa o el acceso a ciertos archivos y documentos.

Cuentan con sistemas de backup o copias de seguridad que resguardan tus datos y el acceso está disponible, en todo momento, 24/7. De hecho, ante un nuevo confinamiento por la pandemia de covid-19, el equipo podrá seguir trabajando de manera remota, sin resentimientos en las tareas.

Un software de facturación específico para escuelas está orientado y ajustado a las necesidades y requerimientos propios de la gestión escolar.

Mesa de ayuda

De la misma manera que en lo que toca a seguridad, un software de facturación orientado a escuelas cuenta con una mesa de ayuda. El proveedor ofrece el acompañamiento necesario durante todo el proceso de implementación y uso del software. No es un dato menor.

Como dijimos, las tareas de facturación, en particular, y las contables, en general, no necesariamente están en manos de personas con formación específica, por lo que a la usabilidad y facilidad del software se le debe agregar un equipo comprometido que acompañe y dé soluciones a cualquier imprevisto que se presente.

Conclusión

Sin duda existen en el mercado una amplia variedad de software de facturación y de contabilidad, la opción debe estar siempre orientada a la elección de un software específico para escuelas y con alojamiento en la nube.

La elección de un software de facturación, en general, debe hacerse con base en las necesidades de la escuela. Que sea fácil de utilizar, que resulte escalable (en el sentido de poder agregar nuevas funcionalidades o permitir el acceso de mayor cantidad de usuarios por ejemplo) y que esté ajustado a la normativa vigente son aspectos claves.

Luego en la variedad de software disponibles, ya sea que integren o no las tareas contables, podrás optar por el que mejor satisfaga las necesidades de tu escuela. Recuerda: el mejor software es siempre el que mejor se adapta a tu institución.

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