La pandemia de COVID-19 y el aislamiento consecuente demostraron lo necesario de incorporar herramientas tecnológicas a la cotidianeidad de las instituciones educativas.

En el área de la enseñanza, la implementación de estas herramientas puede darse a través de recursos didácticos, plataformas interactivas o aulas virtuales. De este modo, resulta posible ofrecer un apoyo para las clases tradicionales.

Sin embargo, también es posible incorporar herramientas tecnológicas en otras áreas de la institución, como la administrativa o la contable. Esta estrategia permitirá una mejor gestión de las cuentas y de los recursos de la institución a partir de un trabajo organizado y sostenido por datos datos confiables.

Te invitamos a seguir leyendo este artículo para conocer 6 herramientas tecnológicas que pueden ser de utilidad en una institución educativa.

Es decir, no se trata de priorizar un área sobre otra, sino de buscar alternativas, opciones y herramientas que optimicen procesos, mejoren resultados y acerquen propuestas innovadoras sobre un proyecto institucional de largo alcance.

¿Qué son las herramientas tecnológicas?

Las herramientas tecnológicas también se conocen como herramientas TIC, por las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Son instrumentos que, incorporados en la vida cotidiana, permiten ahorrar recursos y agilizan la tarea para la cual fueron pensados.

Si estas herramientas se aplican en la enseñanza, pueden colaborar con la adquisición, elaboración y transmisión del conocimiento. A su vez, son de lo más diversas y se adaptan a diferentes tipos de clases.

Así, la tecnología puede manifestarse en un software o un hardware, un libro on line, un video, una actividad interactiva o un foro de discusión, entre muchas otras opciones.

¿Cómo influye la tecnología en las escuelas?

Las nuevas tecnologías en materia de educación influyen de forma positiva no solo sobre el alumnado, sino también sobre toda la propuesta institucional. Esto se debe a la amplia funcionalidad de las TIC, que entre otros aspectos permiten:

• Motivar. Los temas pueden ser explicados de una manera atractiva, interesante y comprensible, siempre en relación con la experiencia de mundo de los estudiantes. Además, las herramientas tecnológicas facilitan que los estudiantes progresen e incrementen sus habilidades y competencias específicas de manera paulatina.
• Facilitar la adquisición de nuevos conocimientos. Mediante actividades y experiencias personalizadas, las TIC facilitan la representación de la información de una forma que resulte significativa para el alumno.
• Reforzar el aprendizaje. Estas herramientas pueden ser un excelente recurso para reforzar lo visto en clase y asentar el conocimiento mediante la práctica.
• Apoyar la evaluación. En general, se trata de soluciones que habilitan una multiplicidad de situaciones en las que el docente puede interactuar con los alumnos y evaluarlos: desde la posibilidad de hacer actividades y tener clases on line hasta la participación en foros.

Como vemos, en el mundo educativo en general y en relación con la pedagogía y la didáctica en particular, muchísimas herramientas tecnológicas pueden resultar de utilidad. Van desde la creación de webs educativas, aulas virtuales de enseñanza-aprendizaje y videoconferencias hasta el diseño de material didáctico.

La importancia de las Herramientas Tecnológicas en Entornos Educativos

Ahora bien, así como no hay dudas sobre que la tecnología ha llegado para quedarse, tampoco algún ámbito de la vida de las personas escapa a ella. Entonces, pensar en una escuela ajena al impacto tecnológico propio de la era de la información es imposible.

El desafío pasa por implementar las herramientas más adecuadas a la realidad escolar. De esta manera, la incorporación de un software o de un equipo de laboratorio específico, por ejemplo, irán más allá de la anécdota y formarán parte de un proyecto integral.

¿Qué se entiende por proyecto integral? La gestión escolar debe poder realizar una proyección a largo plazo. En este sentido, el trabajo por proyectos que consideren distintas etapas en la digitalización de cada área, por ejemplo, es una manera de encaminar una institución escolar hacia la mejora continua.

La calidad educativa debe entenderse en términos mucho más abarcativos que los que reflejan unos resultados puntuales, y apuntar a un proyecto pedagógico amplio e inclusivo.

6 Tipos de Herramientas Tecnológicas que Incorporar en tu Escuela

El concepto de herramientas tecnológicas suele estar interrelacionado con el de interfaz. Este término hace referencia al medio a través del cual el usuario interactúa con el programa o software.

Las interfaces, en este sentido, se valoran en función de su usabilidad, de la facilidad para acceder a ellas y de lo amigable que resulta el entorno que conforman. Son, en suma, las características mínimas que debemos considerar a la hora de decidir sobre la implementación de un software en cualquier área escolar.

A partir de esta idea de interfaz, puede deducirse que todas las áreas de una institución educativa y sus integrantes se benefician con la inclusión de la tecnología: desde herramientas de uso específicamente didáctico hasta un software de gestión administrativa y contable.

Repasaremos, ahora, algunos de los usos más comunes para las herramientas tecnológicas en el ámbito escolar. Consideraremos, entonces, las interfaces que potencian resultados y mejoran procesos. Mucho que aprender, ¿verdad?

Plataformas educativas

Las plataformas educativas o de uso pedagógico son las que mayor difusión tienen, sobre todo entre los alumnos, los padres de familia y hasta los propios docentes. Se trata de la primera opción que viene a la mente cuando se planifica un proceso de digitalización escolar.

Este tipo de tecnología, también llamada software educativo, está orientada hacia la resolución de problemas en el ámbito de la enseñanza y el aprendizaje. Entre los softwares educativos podemos encontrar:

• Programas de simulación. Muy utilizados en las ciencias naturales, recrean entornos de aprendizaje como puede ser un laboratorio.
• Programas de juegos. Con la idea de las recompensas y la interacción, este tipo de programas desarrollan contenidos básicos a modo de juegos interactivos en procura de “atrapar” a los estudiantes.
• Programas de resolución de problemas. Ideados para favorecer el pensamiento analítico de los estudiantes, proponen hojas de rutas y recorridos con pruebas a superar para pasar al siguiente nivel.
• Programas tutoriales. Se utilizan, en general, como herramientas de acompañamiento a las clases impartidas por el profesor. Ahondan sobre el uso de determinado dispositivo, interfaz, herramienta, etcétera.
• Programas prácticos y de ejercicios. El carácter repetitivo y de lecciones de estos programas está orientado a impartir cierto conocimiento que luego puede ser “medible” o cuantificado mediante una prueba que recupera qué se aprendió y qué se debe seguir entrenando.

Software Académico

Claramente diferenciado de las plataformas educativas, un software académico ha sido pensado para la gestión integral de una institución educativa. Abarca desde tareas de gestión académica hasta soluciones pedagógicas específicas.

Estos desarrollos están orientados hacia las instituciones y aportan soluciones globales. ¿De qué modo? Ofrecen utilidades para la carga de notas, inasistencias y conducta, para la emisión de libretas, reportes numéricos, entre otros.

Un software académico es un programa de gestión con herramientas orientadas hacia la organización de los elementos constituyentes de una institución escolar. Así, asegura la comunicación entre los diferentes actores de la comunidad educativa y las muchas áreas y responsabilidades que la componen.

Aula Virtual

De la mano de las plataformas educativas, un aula virtual es una herramienta pensada para que estudiantes y docentes interactúen en un espacio de trabajo donde se combinen lo virtual off line y lo virtual en línea.

Su principal diferencia respecto de las plataformas educativas es que las aulas virtuales pueden ser autogestionadas. Es decir, el estudiante puede interactuar con el software sin que intervenga un docente. Por lo tanto, se trata de espacios claramente colaborativos.

Los intercambios, ya sea entre docentes y alumnos o entre la institución misma y los estudiantes, suponen siempre que el alumno aprenda frente a un otro: docente, institución educativa o incluso un par. Por ello, las aulas virtuales son entornos cuya finalidad primera es el intercambio de aprendizajes.

En este caso, la noción de interfaz amigable es fundamental. Esto se debe a que, mientras más a gusto con el entorno estén los estudiantes y los docentes, mejores resultados tendrá la implementación de este recurso para el aprendizaje.

Software de Gestión Administrativa y Contable

Los software de gestión administrativa y contable han sido diseñados para automatizar las tareas de administración y contabilidad. Disminuyen el margen de error frente a la contabilidad manual, a la vez que ofrecen reportes inmediatos para satisfacer las necesidades de información de otras áreas.

Muchas veces este es uno de los aspectos que más se descuida a la hora de pensar en la digitalización de una escuela. Sin embargo, ¿por qué deberías dejar de lado algo tan importante como la gestión de las finanzas de tu organización?

Un software de este tipo facilita la facturación electrónica (ya que permite realizarla masivamente) y el seguimiento de la morosidad. También, ofrece alternativas de pago integradas, optimiza el seguimiento de los proveedores y mantiene aceitada la gestión de los ingresos y egresos.

Si además se trata de un software específico para instituciones educativas, se vuelve posible: integrar la información de familias y alumnos, organizar las becas disponibles, llevar seguimientos actualizados sobre matriculaciones, y otras utilidades específicas de la gestión escolar.

Programas de Gestión de Equipo y Trabajo Remoto

Los programas de gestión de equipo y trabajo remoto se convirtieron en una necesidad a la hora de mitigar los efectos de la pandemia por COVID-19.

La nueva normalidad impuso el homeoffice de manera obligada, incluso en ámbitos donde no se había planteado ni como una quimera: tal el caso de las escuelas. ¿Quién pensó que alguna vez tendría que llevar la administración de las becas desde el living de su casa?, ¿o hacer un reporte de mora desde la tablet?

Además de acceder a la información necesaria, se volvió clave poder mantener la comunicación interna: entre docentes, equipo directivo, personal no-docente y administración. Cada escuela tuvo que enfrentar un problema de naturaleza idéntica: mantener la comunicación bajo la forma del trabajo remoto.

Ahora, con la posibilidad de volver, al menos, a un sistema combinado, toca capitalizar la experiencia y estar mejor preparados para enfrentar desafíos futuros. Los programas de este tipo pueden integrarse a otros de gestión administrativa y contable escolar o bien buscar soluciones específicas para la comunicación interna.

La pandemia por COVID-19 impuso una nueva normalidad que trajo aparejados cambios antes impensados en el modo de gestionar la administración escolar.

Software de Gestión de Cobranza

Finalmente, un software de gestión de cobranza es una herramienta tecnológica de alto impacto para cualquier institución escolar.

Este tipo de programas han sido pensados y diseñados para ocuparse de las cuentas por cobrar. Su razón de ser es que se entiende que la mora —en general— y una tasa de morosidad elevada —en particular— repercuten de manera negativa sobre cualquier proyecto institucional.

Pero las plataformas como Aulicum no solo han sido pensadas para la gestión de la morosidad, incluso de forma preventiva. Además, son desarrollos específicos para instituciones educativas: consideran aspectos que un ERP tradicional deja de lado y pueden integrarse con este tipo de herramientas.

Aulicum es un programa de automatización de la gestión de las cobranzas específico para instituciones educativas. Facilita la emisión de deudas, lleva control sobre los estados de mora, ofrece alternativas de pago diversificadas y un sistema de comunicación automatizado para la cobranza preventiva.

La idea, como pudiste observar, es que pienses en todas las áreas de tu institución educativa a la hora de incorporar herramientas tecnológicas.

La idea es que pienses en todas las áreas de tu escuela a la hora de incorporar herramientas tecnológicas.

Ventajas de utilizar herramientas tecnológicas en las escuelas

Todas estas herramientas tienen diferentes ventajas según el área de trabajo. En aquellas más relacionadas con el ámbito de la enseñanza y la pedagogía, se reconocen las siguientes:

Disponer de más herramientas para explicar los contenidos. Pueden ser libros electrónicos, infografías, videos, etc. También se pueden incorporar actividades interactivas, que llamarán más la atención de los alumnos más pequeños.

Compartir los conocimientos. Los foros o los espacios en las redes sociales apuntan al aprendizaje colaborativo y a generar debates para que los alumnos desarrollen un pensamiento crítico.
Usar críticamente la tecnología. La utilización de la tecnología desde temprana edad hará que los niños estén preparados para utilizarla cuando sean adultos. Para ello, también es importante que la escuela no solo la use sino que además ponga en tensión por qué usarla, con qué sentidos, e incluso cuál es la relación costo-beneficio en esas implementaciones.

Como vimos a lo largo del post, en el mercado también hay otras herramientas que pueden ayudar en el ámbito administrativo y contable de la institución. Es decir, desarrollos de gestión contable y administrativa específicos para escuelas.

Entre los beneficios de una implementación de esta naturaleza, podemos nombrar los siguientes:

• Habrá un ahorro de tiempo y recursos, ya que muchas tareas administrativas se realizarán de forma automatizada.
• Un sistema contable permitirá trabajar con reportes actualizados en tiempo real, y reducir los errores de tipeo que puedan llevar a un mal análisis de la situación económica o financiera de la institución.
• Facilita la organización de toda la información contable y administrativa desde un solo lugar y con disponibilidad 24/7.

Además, la implementación de herramientas tecnológicas en el área administrativa puede llevar a redefinir algunas de sus tareas y a mejorar la distribución de actividades dentro del sector.

Conclusión

Sin duda, las herramientas tecnológicas disponibles para el ámbito educativo son variadas y van mucho más allá de un programa para el desarrollo de un contenido específico.

Todas las áreas de la institución pueden mejorar a partir de la incorporación de los softwares adecuados. El secreto está en un buen diagnóstico que considere un plan a largo plazo, de manera tal que la digitalización de un área necesariamente repercuta en las otras.

Si consideras las opciones y alternativas que hemos desarrollado en este artículo, tu escuela podrá automatizar procesos y avanzar en línea recta hacia la mejora continua. Así, convertirás en realidad un proyecto institucional ambicioso y bien gestionado con las herramientas adecuadas.

Con Aulica, ponemos a tu disposición un sistema de administración y contabilidad especialmente desarrollado para solucionar los problemas diarios de las instituciones educativas.

Si lo utilizas podrás automatizar procesos rutinarios como la generación de facturas o el asentamiento de las cobranzas, incluso con la opción de generar asientos automáticos o manuales.

También podrás tener, de manera fácil y rápida, un estado de cuenta o balances.

La automatización de procesos recurrentes, la disponibilidad 24/7, la asignación de claves según perfiles y el acceso a reportes actualizados y 100% confiables ayudarán a que tu institución gane orden, agilidad y eficacia en el día a día del sector contable.

A su vez, permitirá el trabajo con las herramientas necesarias para poder realizar un análisis financiero más certero a corto y mediano plazo.

Más de 300 instituciones educativas ya confiaron en nuestro sistema para la gestión de su contabilidad y su administración. ¡No dudes en contactarnos! Un asesor podrá brindarte toda la información que requieras.

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