Comenzar a trabajar con un software de gestión de cobranzas, como todo cambio, puede resultar aterrador o hacerte sentir intimidado al momento de usar nuevas tecnologías. Sin embargo, cuando se trata de administrar el presupuesto de tu colegio, todo esfuerzo suma.

Así que vamos ayudarte a resolver las dudas posibles para iniciar esta nueva etapa…

Un software de gestión de cobranzas facilita y brinda un mejor monitoreo de tus cuentas por cobrar, a la vez que ayuda a disminuir la morosidad entre tutores.

¿Qué es un Software de Gestión de Cobranzas para Colegios?

Si alguien de la Junta Directiva te consulta sobre tus cuentas por cobrar o tu tasa de morosidad, ¿cuánto tiempo tardarías en darle respuesta? ¿Cuántas revisiones a libros contables, facturas y consultas a tu equipo tendrías que hacer? La información, ¿estaría actualizada?

Ahora imagina que podrías hacer eso mismo con unos pocos clics en tu computadora y tener reportes completos sobre el departamento administrativo. Esto sería posible gracias al uso de un software administrativo y contable.

Sin entrar en complicaciones técnicas, se trata de un programa informático que ayuda a realizar el seguimiento de todas tus tareas administrativas de forma digital, automatizada e integrada, pudiendo obtener reportes que colaboran para la toma de decisiones acertadas.

Descubre las Principales Características de un Software para Gestión de Cobranzas

Los software de gestión de cobranzas se distinguen por ciertas características en cuanto a su uso y procesos:

• Fácil uso: son cada vez más sencillos de manejar. Por ello, tu equipo no tardará demasiado en aprender a usar todas sus herramientas y ponerlas al servicio de la gestión escolar.
• Conectividad: gracias a la tecnología en la nube, solo tendrás que conectarte desde tu navegador de Internet para acceder a tus datos.
• Automatización: tareas tediosas como registro de cobranzas o cálculos, entre otras, podrán hacerse con procedimientos más sencillos y rápidos.
• Integrado: si tiene un módulo que permita llevar la contabilidad, toda la información administrativa, contable, de cobranzas, inclusive de inscripciones, becas y pagos a proveedores puede almacenarse y consultarse desde el mismo lugar.

Objetivos de un Software de Cobranzas

Si querés realizar una gestión escolar más flexible, organizada e integrada, reduciendo la posibilidad de errores, así como el tiempo para ejecutar las tareas, un software de gestión de cobranzas puede ayudarte.

Gracias a sus funcionalidades permite:

• Automatizar tareas que antes eran realizadas de forma manual, y que ocupaban buena parte del tiempo y esfuerzo del equipo de trabajo.
• Incrementar la organización, al poder definir nuevos procesos más eficientes y rápidos.
• Lograr una gestión integrada, con todas las tareas y datos en un solo lugar para tener una visión amplia de la realidad financiera del colegio.
• Facilitar el seguimiento de cuentas pendientes y poder revisar en tiempo real cuántos padres y tutores están pagando a tiempo, por cuáles medios de pago, en qué condiciones.
• Diseñar mejores estrategias para reducir la morosidad.
• Elaborar reportes con datos actualizados para tomar las decisiones correctas e invertir de forma inteligente en la mejora educativa y de calidad del colegio.
• Cumplir con el presupuesto planificado, para evitar acumular deudas o malgastar recursos.

Si querés revisar cómo están tus cuentas por cobrar y si se está cumpliendo la planificación de tu presupuesto, un software de gestión de cobranzas puede ser la clave.

Ventajas de Contar con un Software de Gestión de Cobranzas en la Administración Escolar

¿Aún no te convences sobre incorporar un software de gestión de cobranzas? Entonces vamos a mostrarte algunos ejemplos de las ventajas de usarlo en tu gestión de cobranzas:

• Programar cobranzas automatizadas, realizadas a través de diversos entes recaudadores.
• Hacer registro automático del ingreso de dinero y de la forma de pago empleada.
• Tener un registro más preciso y organizado de todas las transacciones.
• Emitir facturas electrónicas masivas.
• Enviar avisos y comunicados de cobranzas a los padres y tutores.
• Medir la eficiencia de las estrategias para reducir la morosidad.
• Elaborar análisis acertados sobre la gestión de cobranzas.

Además, tiene beneficios para otras áreas del departamento administrativo y contable:

• Gestión de morosidad: hacer seguimiento de las condiciones acordadas con los padres, control de pagos y medios de pagos.
• Gestión de presupuesto: monitorear el presupuesto de ingresos y egresos estimados para ejercicio contable y comparación con ejecución real.
• Gestión administrativa y contable: registro de inscripciones, cuotas, deudas y becas; gestión de proveedores; control del libro diario, libro mayor, balance de sumas y saldos automáticos; registro de asientos contables, entre otros.

¿Cómo un Software para Cobranzas Puede Beneficiar a la Administración de tu Escuela?

Para tener una óptima gestión de cobranzas es fundamental ser organizado y actuar de manera ágil. En ese sentido, un software especializado representa una valiosa herramienta para la consecución de ese objetivo.

¿Estás listo para decirle que sí a la transformación tecnológica del departamento administrativo de tu colegio?

Con un software de gestión de cobranzas podés tener un departamento administrativo más organizado e informaciones actualizadas sobre las finanzas de tu colegio.

¿Por Qué elegir el Software de Gestión de Cobranzas de Aulica para la Administración de tu Colegio?

Aulica es un software de gestión administrativa y contable que permite resolver la gestión de cobranzas. Ofrece todas las características y beneficios para tu colegio que mencionamos, ya que se trata de un software especializado y enfocado en la gestión administrativa escolar. En ese sentido, está diseñado para ayudar con tus tareas administrativas y contables.

Asimismo, es importante destacar que uno de sus atributos más valioso es el acompañamiento durante la implementación y soporte continuo que ofrece por parte de un equipo altamente capacitado.

Desde la migración de tus datos, la personalización del programa de acuerdo a tus necesidades y la capacitación a tu equipo, hasta asistencia inmediata ante cualquier situación: todo eso lo conseguís acá.

Conclusión

Tu gestión escolar puede verse beneficiada con el uso de la tecnología. Por ejemplo, un software de gestión de cobranzas permite automatizar y hacer un mejor seguimiento de tus cuentas por cobrar, así como de la tasa de morosidad.

Las características de este tipo de programas permiten que su implementación sea sencilla y que en poco tiempo comiences a disfrutar de las ventajas que te ofrecen.

En ese sentido, Aulica te ofrece un software especializado para realizar tus tareas administrativas y contables de una manera más eficiente, además de tener un equipo siempre dispuesto a ayudar en cualquier etapa de su implementación. ¿Ya lo conoces?

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

Cómo administrar un colegio de forma efectiva utilizando tecnología

5 Ventajas que tienen los colegios con sistema de gestión administrativa y contable Aulica

Factores que Influirán en el Financiamiento Educativo Post Pandemia

Comparativa: Software en la Nube para Colegios Vs. Software de Escritorio

Los Errores Más Comunes al Hacer la Factura Electrónica en Colegios