En la actualidad, ninguna organización duda acerca de la importancia y ventajas que ofrece trabajar con base en un presupuesto. Pero qué es y qué beneficios tiene gestionar una escuela con un presupuesto por programas.

Del presupuesto tradicional todos podemos responder más o menos qué características tiene, cómo se usa y cuáles son sus ventajas en el ámbito escolar. De eso nos ocuparemos en esta nota, para que puedas decir lo mismo acerca del presupuesto por programas.

El concepto de presupuesto por programas está asociado a la gestión pública donde el fin que se persigue es el del bienestar social y no hay un interés económico como sí ocurre en cualquier organización privada.

Un presupuesto por programas sistematiza la gestión de determinados proyectos y programas con base en objetivos y recursos necesarios.

Descubre ¿Qué es el Presupuesto por Programas?

Un presupuesto por programas es el diseño de unos gastos determinados en función de determinados proyectos. A diferencia de lo que ocurre habitualmente, este tipo de presupuesto no se revisa para hacer ajustes, sino que se lo respeta hasta alcanzar el objetivo propuesto.

Un presupuesto por programas permite la dirección de los recursos hacia proyectos específicos para cada área. Por eso es el que predomina en la gestión pública donde lo se prioriza es alcanzar unos objetivos de eficiencia y calidad, aun cuando se genere cierto déficit fiscal, por ejemplo.

Breve Repaso por la Historia del Presupuesto por Programas

El presupuesto por programas es una técnica presupuestaria más. En la gestión pública, facilita el análisis de las relaciones entre el resultado final y la política a la que contribuye. Aplicada a las organizaciones, opera en niveles intermedios como en la relación entre insumos y los productos.

Inicialmente, esta técnica se usó para dar cuenta de la transparencia de los gatos de los Estados (u organismos públicos) en torno a los proyectos que implementan en relación con las políticas públicas que se promueven: educación, salud, vivienda, etcétera.

Luego, se la llevó al ámbito de los negocios y las organización a fin de conocer esa misma relación entre los proyectos presupuestados y el alcance a largo plazo de unos resultados previstos con base en la misión y la visión de la organización.

En el caso de las instituciones escolares, se trata de pensar objetivos a largo plazo a partir del PEI (proyecto educativo institucional) y la misión institucional, y diseñar programas que permitan alcanzarlos.

Presupuesto por Programas Vs. Presupuesto Tradicional: Diferencias y Similitudes

• Asignación de recursos. En el presupuesto por programas los recursos se asignan en función de lograr unas metas específicas. En el presupuesto tradicional, los recursos se asignan en relación con los gastos previstos y la relación entre ingresos y egresos.
• Objetivos a alcanzar. Como instrumentos de planificación a largo plazo, el presupuesto por programas permite organizar el presupuesto tradicional a partir de las acciones específicas necesarias para acercarse a esa meta mayor propuesta. Se establece un programa de acción y unas metas para cumplirlo.
• Coordinación entre las metas de largo plazo y las acciones previstas para alcanzarlas. El presupuesto tradicional establece una organización de gastos con base en los ingresos disponibles, por lo cual requiere de la revisión constante para no “salirse” de lo previsto o ajustarse a lo disponible, en el caso de que mermen los ingresos, por ejemplo.
• Evaluación del PEI, misión y visión institucionales. El presupuesto por programas permite evaluar y valorar las acciones a largo plazo que se toman en relación con los objetivos institucionales de gran escala. En cambio, el presupuesto tradicional está pensado para el control de los gastos de manera constante, en lo que ocurre en el “día a día”.

Tomemos un ejemplo: tu escuela desea ofrecer a sus estudiantes prácticas deportivas más específicas como puede ser natación. Para ello será necesaria la construcción de un natatorio y todo lo que se requiera para poder ofrecer ese espacio institucional.

Ese sería el programa a largo plazo. Luego, se habrán de diseñar las acciones específicas: un año se comprará el terreno; cuando se termine de pagar, se iniciará el cerco perimetral; y un muy largo etcétera.

Sin dudas, no es un proyecto que se pueda cumplir en un breve período de tiempo o con un presupuesto acotado. Sin embargo, si el programa se incluye en un modelo de presupuesto por programa año a año será posible ir valorando qué se ha hecho para poder acercarse a esa meta.

De la Administración Pública a la Gestión Administrativa de tu Escuela

Queda claro, entonces, que esta técnica presupuestaria fue ideada para dar transparencia y credibilidad a la gestión pública. ¿Cómo puede beneficiarse tu escuela de adoptar el presupuesto por programas en la gestión administrativa?

No se trata de que uno reemplace al otro. ¡Todo lo contrario! El desafío es aprovechar los beneficios de cada uno a efectos de llevar a tu escuela a alcanzar los niveles de calidad educativa a los que aspira.

Según la definición de la ONU, un presupuesto por programas presta atención a las cosas que se realizan, antes que a las que se adquieren.

Cómo Implementar un Presupuesto por Programas en tu Gestión Administrativa Escolar

Como vimos, la implementación de un presupuesto por programas (PPP) en el ámbito escolar permite organizar la escuela a parir unos objetivos a largo plazo. Como bien señala la ONU en su definición: medir qué se hace antes de en qué se gasta.

Te damos algunas ideas y tips para implementar este programa en la gestión de tu escuela:

• Define objetivos de largo alcance. Considera el PEI, así como la misión institucional. Los objetivos a alcanzar en este tipo de presupuesto son la clave, ya que con base en ellos se podrán identificar las categorías de análisis y seguimiento.
• Mantén una comunicación fluida con todas las áreas. En este caso la comunicación entre la dirección escolar, la administración y el equipo de gestión es sumamente necesaria para poder tener la visión de conjunto y de largo alcance que tienen los objetivos previstos.
• Controla los resultados. La articulación entre el PPP y el presupuesto tradicional te permitirá seguir de cerca los resultados parciales con base a la escuela que imaginas.
• Utiliza el PEI como punto de partida para soñar la escuela que deseas. Con la implementación de un presupuesto por programas es seguro que vas a estar más cerca de alcanzarla. La clave es siempre el trabajo en equipo y comunicación permanente entre áreas.

Diseña estrategias de largo plazo, involucra a tu equipo, piensen juntos en la escuela que anhelan.

Acomoda el presupuesto tradicional a la mirada amplia del presupuesto por programas: considera objetivos parciales, el alcance de las actividades propuestas y los gastos que ellas insumen.

La técnica presupuestaria por programa permite organizar categorías de análisis y seguimiento ajustados al programa del que se trate en cada ocasión.

Es probable que los vaivenes económicos te exijan ajustar una y otra vez el presupuesto corriente por diversas situaciones, familias que entran en mora, servicios que aumentan, imprevistos edilicios a los que hay que dar respuesta inmediata.

Más aún, entonces, el presupuesto por programas te permitirá la evaluación y seguimiento, física y financieramente, de los objetivos que te propusiste a largo plazo y en relación con el proyecto institucional.

Conclusión

Entonces, el presupuesto por programas es una herramienta de gestión que permite seguir de cerca los objetivos institucionales de largo alcance.

No reemplaza ni pone en tela de juicio la necesidad del presupuesto tradicional.

Todo lo contrario, bien implementado ayuda a sopesar ese presupuesto que debe revisarse permanentemente en función de unos planes y metas mayores, en relación con el proyecto institucional.

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