No existe una fórmula mágica sobre cómo administrar un colegio. Si bien podés encontrar algunas reglas básicas, tenés que establecer una estructura propia que se ajuste a las necesidades de tu institución.

Como administrador, tu misión es lograr que, unida al buen trabajo en equipo, esa estructura funcione de manera eficiente y permita a la institución un buen manejo de las finanzas. Y la tecnología puede ser una gran aliada.

Administración de colegios en el Siglo XXI

Mucho se habla sobre la incorporación de nuevas tecnologías y cómo empieza a cambiar la dinámica escolar a partir de ello. Sin embargo, debe reforzarse que un colegio no se sostiene solo del área educativa: la pedagogía y la administración la complementan.

Respecto a la conjunción tecnología-administración, el analista y escritor Eduardo M. Andere, asegura: “la escuela adopta a veces sola, a veces con el apoyo de las autoridades educativas, sistemas de administración digital como cualquier otra empresa”.

Siendo un área clave, ¿cómo resultaría la administración de un colegio, si se implementa tecnología de gestión de manera azarosa y desorganizada?

Aplicación de la tecnología a las actividades administrativas y contables

Existen soluciones volcadas al sector administrativo. Algunas están enfocadas en tareas específicas, como facturación o emisión de pagos. Sin embargo, el futuro de cómo administrar un colegio está en los software de gestión administrativa, que ofrecen una solución integral, ya que son capaces de resolver diferentes tareas del área contable y administrativa con un solo programa.

Con un software de gestión administrativa realizás de manera automatizada tareas tan diversas como control de morosidad; cobranzas; administración de inscripciones, cuotas, deudas y becas; gestión de proveedores y cuenta corriente; registro de ingresos y egresos.

También podés generar facturas, apertura y cierre de caja, seguimiento de libros contables, además de acciones innovadoras como envío de comunicados para disminuir la morosidad.

¿Cómo administrar un colegio mediante un software de gestión?

El objetivo de agregar tecnología al departamento administrativo es aumentar su eficacia y eficiencia. ¿Cómo administrar un colegio para dar este paso de la forma correcta?

Lo primero que se debe tomar en cuenta es la planificación. Como mencionamos anteriormente, este cambio no debe hacerse de forma azarosa y mucho menos apresurada, ya que supone un giro en la forma en la que se trabaja y se concibe la administración.

Es importante, al evaluar cuál herramienta usar, los servicios y garantías que trae con su compra. Lo mejor siempre será contar con un equipo aliado que te ayude tanto en la implementación y configuración del sistema, como con la capacitación y guía al personal.

Con la planificación adecuada, la implementación no será difícil y tendrá el éxito asegurado para disfrutar de los beneficios de tener un software de gestión que ayude a optimizar el desempeño administrativo.

Implementación

Las teorías sobre gestión de proyectos enfatizan en la necesidad de definir y planificar todas las acciones o procesos que son necesarios completar para alcanzar un objetivo.

En ese sentido, para garantizar el éxito de un proyecto no importan tanto la metodología que se use, como la organización y pericia aplicadas en cada etapa. Lo mejor en estos casos es definir un plan que guíe en todo momento.

• Plan del proyecto: Tomá en cuenta el alcance, el tiempo estimado y los costos. Dividirlo en etapas, para que sea más fácil: análisis de viabilidad, planificación, ejecución, ejecución y análisis de resultados.
• Plan de capacitación: Ya que se trata del uso de una nueva herramienta, tu equipo pasará por un proceso de adaptación y aprendizaje. Diseñá un plan que tome en cuenta el contenido como el formato que se implementará.
• Es importante contratar un proveedor que te ofrezca un servicio que incluya atención al cliente, con un equipo preparado para ayudarte a vos y a tu equipo en esta fase tan importante.

Beneficios

• Ahorro de tiempo: gracias a la automatización de tareas.
• Mejor trabajo en equipo: podés redefinir las tareas del área administrativa, además de que, al usar el mismo programa, todos los empleados podrán mejorar su comunicación porque hablarán “el mismo idioma”.
• Seguridad: tus datos estarán resguardados en la nube, así podés consultarlos con la certeza de que se encuentran protegidos por sofisticados mecanismos que cumplen con las regulaciones vigentes.
• Accesibilidad y flexibilidad: solo tenés que conectarte desde un dispositivo electrónico con internet para acceder a la información. Podrás hacerlo en cualquier momento, desde cualquier lugar.
• Transformación digital: al incorporar tecnología en áreas distintas de las de enseñanzas.

Conclusión

Si pensás en mejoras y mayor eficiencia en la administración de una escuela, la incorporación de tecnología puede ser un importante apoyo.

Aunque el mercado ofrece diversas opciones, los software de gestión escolar se muestran como una solución integral para ayudar en todas las tareas del departamento administrativo. Eso sí, es importante ser organizado para realizar este cambio.

Es recomendable crear un plan del proyecto y no olvidar diseñar un plan de capacitación para el personal, a fin de hacer un uso correcto de las herramientas tecnológicas y aprovechar a pleno los beneficios que ofrecen.

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