AULICA es un sistema de gestión administrativa y contable especialmente diseñado para Colegios. Esa especificidad es lo que lo convierte en la mejor opción a la hora de decidir sobre qué software implementar para la transformación digital del área administrativa escolar.

Como señala el portal de AULICA, a lo largo de 15 años de trayectoria y con más de 200 prestigiosas instituciones escolares entre sus clientes, son muchos los beneficios de automatizar las tareas más repetitivas de la gestión escolar.

En este post hablaremos de las cinco principales ventajas que reconocen los colegios que ya han decidido utilizar AULICA como sistema de gestión administrativa ¡Comenzamos!

AULICA como solución a los problemas contables y de gestión de los colegios

En AULICA hemos diseñado nuestra visión y misión pensado en un sistema de gestión administrativa y contable específico para Colegios. Ello significa que nuestro foco de atención está puesto en optimizar los recursos escolares a partir del área administrativa.

En ese sentido entendemos que la comunicación entre áreas es vital, por lo que ofrecemos un sistema integrado que garantizan la toma de decisiones con base en reportes de fácil acceso y en donde la transferencia de datos es continua y permanente.

Tomemos como ejemplo el tiempo de matriculación escolar. El proceso de matriculación anual tiene dos aspectos clave: la tarea propiamente administrativa, de apertura de legajo y ordenamiento de documentación del estudiante, y el pago de la matrícula para completar la inscripción.

El sistema de AULICA permite una organización más eficiente de la información administrativa y contable de los estudiantes: los datos históricos del alumno están disponibles en su legajo y cuenta corriente, por lo que cuando se abone la matrícula se lo puede dejar asentado en su cuenta corriente. Es decir, ya no habrá necesidad de tener que realizar doble carga de información.

5 Ventajas de contar con el sistema de gestión administrativa AULICA

Los testimonios que ofrecen los representantes legales y administradores de las instituciones que finalmente se decidieron por el sistema de gestión administrativa de AULICA mencionan entre los beneficios de implementación el acompañamiento que se ofrece en el proceso y la accesibilidad de uso de la plataforma: “plataforma práctica e intuitiva”, “entorno amigable”.

A la vez que destacan la posibilidad de acceder a información administrativa y contable en tiempo real lo que mejora los procesos de toma de decisiones y genera una mayor confiabilidad institucional, entre los integrantes del equipo como por parte de los padres de familia.

Entonces, ¿cuáles son las ventajas que más destacan los usuarios de AULICA?

1. Se mantiene la información en la nube

La información está disponible en la nube. Ello significa que con cualquier dispositivo con acceso a internet es posible acceder a la información necesaria.

Con la información almacenada en la nube es posible, incluso, implementar un sistema de reducción a cero de papeles y legajos en soporte físico —que corren riesgo de pérdida y daños materiales, además de que se requiere un espacios de guardado cada vez más difícil de conseguir. Por otro lado, que la información se encuentre en la nube garantiza el Trabajo Online (o Teletrabajo) en estos momentos tan complicados.

Con la tecnología adecuada, la nube garantiza información disponible en todo tiempo y lugar, y ahorra la inversión en equipos por demás costosos.

2. Evita errores contables

¿Padres que reciben comunicados de gestión de cobranzas cuando sus pagos están al día? ¿Familias que reclaman que el historial de pagos no refleja el último movimiento? ¿Presupuestos sin actualizaciones de gastos ordinarios?

La implementación de AULICA mantiene la información contable ordenada y al día, vale decir que no es necesario que alguien se ocupe de cargar cierta información en el sistema, ya que se automatiza al mismo momento en que se realizan los registros diarios de tesorería: cobros, pagos, facturación.

Todos los movimientos que ocurren en la caja escolar impactan de inmediato y se ven reflejados tanto en la administración como en la contabilidad, lo que garantiza transparencia de información y un mayor nivel de confiabilidad para la toma de decisiones.

3. Ayuda con la gestión de proveedores

En AULICA sabemos que los proveedores escolares son múltiples: desde el servicio de agua para la sala de profesores hasta el material didáctico que se utiliza en el laboratorio, o las empresas más adecuadas para el proyecto de viaje escolar.

El sistema de gestión administrativa que ofrece AULICA permite ordenar la información de proveedores con un legajo en donde se puede destacar su condición frente al IVA. Incluso se puede tener la cuenta corriente ordenada con las factura y los pagos y hasta asociada una cuenta contable.

4. Apoya en el control y seguimiento de la morosidad

AULICA no solo permite la automatización del proceso de envío e impresión de facturas, sino que además posibilita la inclusión de botones de pago y el seguimiento de morosidad de las familias.

Este último aspecto es central a la hora de disminuir los índices de morosidad. Muchos colegios ya han optado por un contrato de pagos que los tutores deben firmar al momento de ingresar a la institución. La efectividad de este contrato, muchas veces, está dada por el seguimiento que se haga desde la escuela del estado de pagos: recordatorios de vencimientos, notificaciones de entrada en mora, información sobre medios de pagos disponibles, etcétera.

Todo ello se puede programar desde AULICA: cuando esa tarea de automatiza se ahorra el trabajo manual que implicaría para el personal administrativo que ya suele estar muy atareado.

5. Automatiza las cobranzas y evita la morosidad

El sistema de cobro de alumnos es una tarea repetitiva que automatizada permite un mejor control del flujo de dinero. Y ese mayor control optimiza el aprovechamiento de recursos y la educación de calidad. Para el cobro de cuotas AULICA ofrece:

• Convenios con algunas entidades de cobro como SIRO.
• La posibilidad de pagar con botones de pago incluidos en la misma plataforma.
• Automatización en el procesamiento de archivos por parte de los entes.
• El acceso inmediato a la información de pagos por parte de la institución escolar como por parte de padres y tutores, en un portal donde verán su propia cuenta corriente y podrán descargar los cupones de pago.
• La gestión de notificaciones de morosidad así como el envío programado de comunicados con información sobre los pagos.

Conclusión

La transformación digital del área administrativa de tu colegio requiere de un sistema especialmente orientado a las instituciones escolares.

AULICA es el sistema especialmente diseñado para escuelas argentinas y pone a tu alcance una importante cantidad de ventajas para optimizar recursos y estar más cerca de la educación de calidad a la que aspiran.

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