Durante las últimas décadas, han prosperado algunas metodologías de gestión de proyectos. Elegir la más adecuada para el ámbito escolar puede marcar la diferencia a la hora de alcanzar el éxito en momentos de cambios.

Tipos de Metodologías de Gestión de Proyectos Más Utilizadas y que Pueden Ser de Utilidad en el Ámbito Escolar

La Gestión de Proyectos permite definir todas las acciones y procesos que se deben completar para lograr y medir un objetivo. Además, facilita la evaluación de los logros y evidencia los aspectos a mejorar.

Por ello, te presentamos algunas metodologías de gestión de proyectos que podés usar en el ámbito educativo.

Metodologías Tradicionales vs. Metodologías Ágiles

En la primera parte de este post mencionamos que las diversas metodologías para organizar y ejecutar el trabajo pueden dividirse en dos grandes grupos:

• Metodologías tradicionales. Se caracterizan por ser rígidas y seguir una estructura fija y lineal. En este grupo destaca la metodología Waterfall o de cascada.
• Metodologías ágiles. Responden al cambio a través de la revisión constante del progreso de las tareas. Lo que da flexibilidad en la toma de decisiones y hacen foco en el trabajo de pequeños grupos especializados.

Algunas metodologías de las ágiles son Scrumm o gestión de cambios, y Lean Manufacturing o metodologías basadas en el proceso, entre otras.

Waterfall y la Gestión de Proyectos Mediante el Desarrollo Secuencial de Tareas

Waterfall es una de las metodologías tradicionales. Propone un flujo lineal de trabajo; es decir, una tarea tiene que ser concluida para empezar la siguiente. Los proyectos se desarrollan de forma secuencial.

Por ejemplo, si tu objetivo es implementar un software de gestión escolar, tendrás que definir una lista de tarea consecutivas para lograrlo. Entre ellas:

1. Diseñar una lista de necesidades y las tareas a ser automatizadas.
2. Definir el presupuesto.
3. Revisar las propuestas y opciones del mercado.
4. Tomar decisiones.
5. Implementar el software.
6. Evaluar los resultados.

Una de las limitaciones del Waterfall es que debes completar todo el proceso para saber si funciona, lo que podría llevar a una pérdida de tiempo y dinero.

Sin embargo, puede ser considerada una buena forma de organizar proyectos pequeños, con pocas tareas y sin mayores riesgos.

Gestión de Proyectos con Metodologías Agile

Tienen como base el Manifesto for Agile Software Development, publicado en 2001. Usando metodologías de gestión de proyectos de ambientes Agile, una empresa -en este caso, tu escuela- puede ser más flexible, autónoma y eficaz.

Entre las grandes ventajas de usar metodologías Agile:

• Mayor integración del grupo y mejor distribución de tareas.
• Seguimiento constante del avance de las tareas.
• Detectar errores o procesos que necesitan ser cambiados, de forma rápida y oportuna.
• Toma de decisiones pertinentes, para corregir situaciones específicas y no todo el proyecto, lo que se traduce en ahorro de tiempo y costos.
• Mejor seguimiento y evaluación del proyecto.

Scrumm

Derivada de las Metodologías Agile, el principio de Scrumm es dividir el equipo en pequeños grupos por áreas de conocimiento. A cada grupo se les asignan tareas relacionadas con las habilidades y herramientas disponibles.

Esto permite que cada grupo esté enfocado en una parte del proyecto, con lo que se pueden acelerar y dar prioridad a ciertas actividades sobre otras. Además, se realizan entregas periódicas, en cada una de las fases o “sprints”.
Siguiendo el ejemplo de incorporar un software de gestión, se podría dividir al equipo según las áreas de interés y asignarles tareas específicas:

• Grupo de Administración. Definir las necesidades del colegio para mejorar la gestión; identificar procesos que pueden optimizarse; rediseñar el flujo de trabajo, otros.
• Grupo de Finanzas. Elaborar un presupuesto para el proyecto; analizar las cotizaciones y propuestas; tomar decisiones sobre la inversión, otros.
• Grupo de Tecnología. Puede ser interno o tercerizado. Revisar las opciones de software de gestión en el mercado; presentar propuestas adaptadas a las necesidades de la escuela; realizar pruebas e implementar el software.

A su vez habría sprints (fases) y entregas acordados:

• Sprint 1. Lista con necesidades (Administración), presupuesto (Finanzas) y lista de productos recomendados (Tecnología)
• Sprint 2. Definir nuevo flujo de trabajo considerando el uso de software (administración), aprobar la inversión (finanzas) y comenzar el periodo de pruebas.
• Sprint 3.Cada equipo trabaja en paralelo con base en tareas especializadas, lo que garantiza una mejor distribución del trabajo, así como una ejecución más sólida del proyecto.

Gestión de Cambio

Toda institución debe evolucionar y transformarse constantemente. Las modificaciones que suponen los cambios no siempre son fáciles de incorporar y de aceptar en el equipo. Por eso, la Gestión de Cambio, como metodología de gestión de proyectos, apunta a crear un ambiente facilitador del proceso de adaptación.

La estrategia está en anticiparse a cualquier situación y planificar los riesgos que se puedan presentar durante la ejecución del proyecto. De esta manera, se puede mantener un cierto control al momento de un imprevisto.

La gestión del cambio opera a partir de cuatro etapas, donde cada vez se deben analizar los riesgos:

• Diagnóstico. Esta fase permite conocer los recursos disponibles: qué tareas se necesitan automatizar, el dinero para invertir, cuánto tiempo llevará completar el proyecto, cuántas personas son necesarias, cómo puedo obtener los recursos.
• Preparación. Pedile ayuda a tu equipo para diseñar el plan, tomá en cuenta sus inquietudes y conocimientos para que no se escape ningún detalle. Imaginá todos los riesgos del proyecto y qué recursos hay para enfrentarlos.
  En el ejemplo, algunas preguntas posibles: ¿la idea es tener un buen panorama y pensar en soluciones? ¿Qué hacer si se consigue el software perfecto? ¿Cómo motivar a los colaboradores reacios al cambio? ¿Será necesario diseñar manuales y guías informativas?
• Ejecución. Siguiendo el plan, hay que realizar cada tarea y tomar decisiones claves ante situaciones imprevistas. Consultá a los colaboradores si se están adaptando a esta nueva realidad y revisá el proyecto de ser necesario. Si planificaste bien, estarás preparado para enfrentar cualquier cambio.
• Mantenimiento. Es momento de analizar los resultados y dar retroalimentación al equipo. ¿Está funcionando el software? ¿Hay reportes de métricas para medir el impacto? Abrí la comunicación con todos los involucrados.

Conclusión

Los diversos modelos de gestión de proyectos permiten procesos más transparentes y claros al implementar cambios y monitorear procesos. Existen diversas metodologías que ayudan a definir paso a paso las tareas necesarias para alcanzar un objetivo.

¿Ya sabés qué metodología se adapta mejor a tu entorno escolar para la gestión de proyectos?

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