En tu colegio necesitás mantener el foco en una impecable administración de cuentas por cobrar, ya que son un importante activo, y al mismo tiempo, una fuente de riesgo para la organización.

Una institución educativa tiene el gran desafío de disponer de la liquidez suficiente para honrar los compromisos de pago que contrae con terceros, que van desde su plantilla docente hasta sus proveedores de bienes y servicios.

En el caso que nos atañe, las cuentas por cobrar corresponden a las matrículas y cuotas asumidas por los padres para que sus hijos puedan asistir a la institución. Las mismas se convierten en compromiso de pago por parte de los padres o tutores, pasando a ser una cuenta por cobrar para el colegio.

Si entendés una cuenta por cobrar como un derecho exigible que se genera por las ventas o los servicios que se han prestado, también pueden devenir de préstamos otorgados u otros cargos similares, entonces la cuota escolar se transforma en una cuenta por cobrar, cuya gestión recae sobre la institución.

Para conseguirlo, se requiere que los padres paguen a tiempo, tener políticas sanas de crédito y se debe considerar contar con sistemas de cobranza para agilizar el proceso de recuperación. Todos estos aspectos son centrales para la correcta administración de cuentas por cobrar.

¿Cómo lograr que los padres paguen a tiempo?

Un tema importante para tu colegio es que los padres cubran sus obligaciones con la institución educativa a tiempo; con ello conseguirás un proceso de cobranza efectivo.

Prestá atención, ya que siempre será menos complejo cobrar una cuenta vigente que una vencida y esta práctica hará más sanas las finanzas de la institución.

Podés recurrir a tres métodos que son muy efectivos a la hora de conseguir que los padres se mantengan al día en sus obligaciones, haciendo más efectiva la administración de cuentas por cobrar:

1. La cobranza preventiva, que consiste en notificar al padre con anticipación que la mensualidad está próxima a vencerse, invitándole a prevenir que esto ocurra.
2. Los descuentos por pronto pago, se tratan de un incentivo, una disminución en el monto a ser cancelado, siempre y cuando este se realice en un lapso establecido, por supuesto, previa a la fecha de vencimiento de la deuda.
3. Sistema automático de recordatorios de pagos, que refiere a la utilización de un software o herramienta tecnológica que haga los recordatorios de pago electrónicos, facilitando que el padre lo planifique.

Cómo abordar las políticas de crédito

Es posible que a pesar de las acciones emprendidas para favorecer el pago oportuno de las deudas, los padres se atrasen en el cumplimiento de sus obligaciones; entonces, es necesario contar con una política de crédito que apoye la administración de cuentas por cobrar.

Etimológicamente, la palabra crédito proviene del latín “credere” que significa “tener confianza”; sin embargo, también aproxima a otra connotación que es el riesgo a la confianza entregada, que solo se supera cuando el deudor honra su compromiso.

Dada la naturaleza de largo plazo de la relación de los padres con la institución, la recuperación de la deuda debe hacerse de manera delicada, interfiriendo lo menos posible con el desarrollo del estudiante. En ese sentido, conviene tener políticas claras de crédito.

A pesar de parecer obvio, es importante que se mantengan líneas de comunicación con los padres, haciéndoles saber cómo serán usados los recursos, de esta manera es menos factible que tiendan a atrasarse en sus obligaciones.

Por otro lado, es importante tener en cuenta dos indicadores en torno a la administración de las cuentas por cobrar:

1. El periodo promedio de cobranza que se refiere a la cantidad de días que en promedio dilatan los padres en cubrir las mensualidades.
2. La antigüedad de cuentas por cobrar, que consiste en un análisis de la deuda, considerando los montos y fechas de vencimiento.

Esto permite la construcción de políticas crediticias que mantengan la sanidad de las cuentas de la institución, favoreciendo que a su vez, la institución cumpla con los pagos a sus proveedores.

Ventajas de los sistemas de cobranza automatizados

Con los argumentos presentados hasta este momento, no cabe duda de la importancia para la institución de la administración de las cuentas por cobrar, que es un proceso que se asocia con el buen funcionamiento de la organización.

Es por esto que un sistema que automatice la cobranza facilita esta tarea, trayendo consigo ahorros y un conjunto de ventajas, como lo podés descubrir a continuación:

1. La agilización de la realización de cobranzas, al ser un proceso automatizado.
2. Conlleva a un mayor retorno de la inversión, al tiempo que disminuye el uso de costosos medios como los call centers o las agencias de cobranza.
3. Permite reportes de forma rápida y sencilla, permitiendo un ahorro de tiempo en el análisis de la cartera.
4. Facilita la toma de decisiones, en tanto revela indicadores de forma oportuna, permitiendo con ello visibilizar y anticipar posibles situaciones.

En conclusión, las instituciones educativas tienen como eje central lo académico, y para que puedas contribuir con esta misión de manera sistemática, debés contar con una política eficiente de administración de cuentas por cobrar, garantizando con ello la liquidez y capital de trabajo que se requiere para su funcionamiento.

Lograr esta correcta administración de cuentas por cobrar requiere seguir procedimientos orientados a garantizar que los padres paguen a tiempo y que de no hacerlo, las políticas crediticias protejan la liquidez.

No hay duda que esta tarea se facilita y alcanza mayor éxito cuando contás con un software que automatiza el proceso de cobranza, disminuyendo costos, aumentando la precisión de indicadores y alcanzando mayor eficiencia de la administración de cuentas por cobrar.