A lo largo de este año recabamos información en más de 50 Instituciones Educativas, entrevistando al personal administrativo. En ellas entendimos de cerca algunas de las problemáticas que existen.

El principal problema se da en aquellas actividades que no se encuentran planificadas ni ordenadas lo que conlleva a que no se realicen o se realicen mal.

Otro factor que favorece a esta problemática es que se trabaja en ambientes poco organizados, lo que probablemente repercutirá en el olvido de tareas por no poder visualizarlas de manera correcta, o no encontrar a tiempo materiales que se necesitan para llevarlas a cabo.

Haber analizado estas dificultades, nos ayudó a entender que, en la gran mayoría de Instituciones no se aplican metodologías para establecer un trabajo organizado, productivo y efectivo.

Entendemos que una buena solución es crear una metodología de trabajo para mejorar estas problemáticas. Investigamos sobre diferentes técnicas para aplicar en una organización escolar, y la 5s es la que mejor de adapta y también resulta ser la más efectiva. A continuación detallaremos de qué se trata.

Esta técnica es de origen japonés, se creó en la década de los años 60 y su objetivo principal era dotar a las organizaciones de un mayor orden. Con ella se logró que se aprovecharán mejor los recursos, ganando en productividad y desechando aquello innecesario.

Hoy en día su principal objetivo es facilitar la adopción de nuevas formas de trabajo en las que se integra la autodisciplina y el orden, aprovechando mejor los recursos disponibles y maximizando la eficiencia, esto resulta en una mejor calidad del servicio.

No es necesario contar con un presupuesto elevado ni con elementos costosos, solo se trabaja con los materiales que poseen y se desechan los innecesarios.

La Metodología 5s promueve la creación de un ambiente laboral agradable en el que todos los participantes se involucran y se comprometen con las actividades de mejora.

El objetivo final, es reducir el tiempo de ejecución de las tareas y mejorar la seguridad en el trabajo. Su nombre viene dado por la primera letra en japonés de cada una de sus cinco etapas:

1. SEIRI: Clasificar y descartar, tener en el lugar de trabajo aquello que realmente se necesita y eliminar los que no. Esto ayuda a que el lugar de trabajo sea más seguro y productivo, a tener más espacio, y eliminar los problemas ocasionados por la acumulación de materiales innecesarios.
2. SEITON: Organización, ordenar los elementos que se clasificaron como necesarios. Cada uno debe tener un lugar único y exclusivo de modo que se pueda encontrar con facilidad. Su beneficio es que cualquier elemento pueda ser localizado por cualquier persona de forma rápida y en el momento necesario.
3. SEISO: Limpieza, mantener limpios los elementos y espacios de trabajo, lo que facilitará detectar problemas que antes estaban ocultos por el desorden y la suciedad. Esta 3s ayudará a crear un espacio de trabajo agradable y productivo, ya que reduce riesgos y daños materiales.
4. SEIKETSU: Higiene y visualización, es el mantenimiento de la limpieza y del orden, cuidando de esta forma la apariencia y la seguridad. Ayuda a mantener las condiciones de las 3s tres anteriores, y a detectar irregularidades.
5. SHITSUKE: Compromiso y disciplina, trabajar utilizando las metodologías establecidas en los puntos anteriores de manera que las tareas se vuelven cada vez más eficientes. El compromiso en equipo ayudará a mantener y mejorar el nivel de organización, orden y limpieza.

Mediante la implementación de esta metodología se fomenta la creación de un ambiente laboral agradable en el que todos los participantes de la Institución, y también el personal administrativo, se involucren y se comprometan con las actividades de mejora.

Beneficios de aplicar la Metodología 5s

Entre los beneficios, se puede destacar que implementando esta nueva metodología, el colegio:

1. No tendrá que realizar ninguna inversión
2. Se disminuirá el tiempo en la atención, gracias a la organización y limpieza de la administración. (Ya que se reduciría el tiempo en la búsqueda de elementos que se necesiten)
3. Al desechar los materiales innecesarios, obtendrán más lugar para trabajar cómodamente
4. Es fácil de entender y llevarlo a cabo, ya que no requiere ninguna preparación previa de las personas que lo apliquen
5. Asegura el rendimiento en las tareas a realizar
6. Mejora la comunicación interna.

Para que funcione correctamente es necesario que las personas que integran la comunidad educativa estén predispuestas al cambio cultural y a adoptar nuevas formas de trabajo, como también a mantenerse activos y contar con disponibilidad para el compromiso y participación. De esta forma se logrará una organización realmente efectiva.

¿Crees que tu institución podría adoptar estos cambios? ¡Contanos en los comentarios!