¿Los colegios privados están obligados a facturar? ¿Si pertenezco a una congregación debo Facturar Electrónicamente? ¿Me corresponde iniciar en noviembre, enero o abril? ¿Necesito un software para poder hacerlo?

Son muchos los interrogantes y pocas las respuestas concretas. Para poder desarrollar todas las preguntas es necesario que “empecemos por el principio”. ¿De qué se trata este asunto?

Según AFIP la Factura Electrónica es “un comprobante digital funcional y legalmente equivalente a la factura en formato papel, que la reemplaza en la mayoría de las operaciones de quienes estén obligados u opten por su utilización”. Permite la gestión, almacenamiento e intercambio de comprobantes por medios digitales con cualquier dispositivo con conexión a internet.

Los comprobantes que se encuentran alcanzados por este formato deben confeccionarse de manera electrónica o mediante un controlador fiscal.

Los mismos son:

• Facturas y recibos clase A.
• Nota de crédito y débito clase A.
• Facturas y recibos clase B.
• Nota de crédito y débito clase B.
• Facturas y recibos clase C.
• Nota de crédito y débito clase C.
• Facturas y recibos clase E.
• Notas de crédito y notas de débito clase E.

Esto nos conduce a la reciente Resolución 4291/2018 sancionada el pasado 02 de agosto que establece la obligatoriedad de los colegios a Facturar Electrónicamente. De aquí se desprenden todas las preguntas anteriores. Repasemos punto a punto toda la información considerando el caso particular de los colegios.

Con respeto a los sujetos alcanzados con facturación electrónica, el Anexo II de la Resolución 4291/2018 en su inciso 3 cita que:

“Establecimientos de educación pública de gestión privada incorporados al sistema educativo nacional en los niveles de educación primaria y educación secundaria, por los comprobantes que se emitan en concepto de cuotas. La obligación corresponderá cuando el importe facturado en concepto de cuotas mensuales sea igual o superior a CINCO MIL PESOS ($ 5.000.-) por alumno. A los fines del cómputo de dicho monto se deberán considerar los conceptos de enseñanza oficial, enseñanza extraprogramática, seguros, comedor, cuotas recupero, atención médica, transportes, deportes, recargos y otros”.

Esto significa que los colegios que se encuentran obligados a utilizar este tipo de comprobantes son aquellos que superen el valor de $5000 en concepto de cuota por alumno y aquellas instituciones educativas con nivel inicial y/o terciario. Un dato no menor de lo mencionado anteriormente es que por “cuota” se entiende un concepto más amplio. No incluye únicamente las materias programáticas, sino aquellos otros servicios que brinda cada institución para optimizar su nivel educativo brindando servicios de calidad.

Otro de los puntos que no menciona, pero se encuentran implícitos, es que no importa el tipo de institución que se trate (colegios congregacionales, parroquiales, privados confesionales o privados laicos) si por “cuota” se superan los $5000 quedarán obligados a utilizar Factura Electrónica.

Existen dos formas de emitir la facturación Electrónica de acuerdo a la RG N° 4291:

• “Comprobantes emitidos en Línea” / “Facturador Móvil”, desde el 1 de enero de 2019.
• “Comprobantes emitidos por Webservices”, a partir del 1 de abril de 2019

Servicio web o web service es una tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones. Los métodos que utilizan webservices requieren un software de intermediario que los utilice.

En lo que respecta a Facturación Electrónica y la vinculación de AFIP funcionan de la siguiente manera:

La gestión del CAE se hace en forma automatizada, el software se comunica por medio de internet con el servidor del AFIP, el que procesa la solicitud del código de autorización y comunica la aprobación (el CAE), por este medio, por último, el comprobante queda validado por el CAE.

Los softwares ERP o de facturación que utilizan el método web service pueden solicitar el CAE para cada comprobante individual, o bien, realizar esta actividad en lote (masivamente) dependiendo de la necesidad del usuario. En cambio, el método que provee AFIP para realizar comprobantes en línea, únicamente permite una factura con CAE a la vez, es decir que por cada alumno hay que repetir el proceso manual de creación.

Para aquellas instituciones que mes a mes tienen que realizar cientos o miles de facturas (por la cantidad de alumnos) no es conveniente utilizar el método de comprobante en línea. Un software que permita la emisión de facturas electrónicas de forma automática puede ser la solución para ahorrar recursos y tiempo.

Las medidas tomadas por AFIP en lo que respecta a la facturación electrónica apuntan a que en un futuro (puede que no tan lejano) la obligatoriedad alcance a todas las instituciones. A los administradores de los colegios se les ahorraría un dolor de cabeza si tuviesen esta opción prevista más vale temprano que tarde.

La contratación de softwares ERP que permitan la facturación electrónica tiene, a su vez, otros beneficios. Colegios que utilizan AULICA como software de gestión administrativa y contable que permite generar facturas electrónicas, pudieron observar beneficios paralelos como por ejemplo la reducción de la morosidad por varios aspectos: mejor control de la cuenta corriente, reportes que ayudan a entender la realidad económica del colegio, automatización de cobranzas con entes recaudadores, entre otras.

¿Ya tenés resuelto el tema? Escribinos y asesorate sobre un software para colegios que emita Facturación Electrónica.