Administrar una institución basándonos en un presupuesto establecido, significa que técnicamente nunca deberías tener dinero no asignado en tu poder.

Y esto no quiere decir que debas gastar todo el dinero de manera impulsiva, la clave está en presupuestar cómo invertir o gastar cada ingreso. Esta es la mejor manera de aumentar la rentabilidad de tu administración.

Pero además de la planificación, cumplir con el presupuesto te brindará los mayores beneficios, ya que asegurás que cada peso tenga una asignación clara, funcional y alineada con los objetivos de la organización.

Beneficios de trabajar con un presupuesto establecido

1. Tener un control real de las finanzas

Cuando comenzás a hacer un presupuesto, y te apegás a él: obtenés el control. Vos sos quien controla el dinero y le dice a dónde ir.
Dejarás de preguntarte cómo se diluye el dinero y esto le otorga un tremendo poder de planificación a la institución, ya que habrá una inversión coherente y precisa de todos los recursos.

2. Invertir a tiempo

Establecer el presupuesto también representa contar con el tiempo suficiente para abordar los gastos a futuro, y adelantarte a ellos.
Si la institución educativa genera gastos fijos o estacionales, podés anticiparte e invertir a tiempo, con la finalidad de asegurar el precio de un proveedor o adelantar un gasto como una gestión preventiva.

3. Planificación para el futuro

Un presupuesto no solo permite adelantar los gastos, sino también planificar el futuro. Podrás planificar tus objetivos a largo y corto plazo, y generar el camino financiero hacia ellos.

4. Menos estrés financiero en la comunidad educativa

Cuando hacés un presupuesto y se cumple, toda la comunidad educativa estará menos estresada por las finanzas. Esto también ayudará a fortalecer las relaciones con los padres y generar menos cobros imprevistos.

5. Planificar los aumentos de salario

La administración del talento humano es un elemento fundamental en cualquier sector. Bajo este enfoque, planificar un aumento de salario es algo que podés lograr gracias a la previa planificación del presupuesto.
Una vez que el aumento sea viable y esté aprobado, podés comunicarle al personal la noticia, e incluso generar un incremento de beneficios escalable a corto y mediano plazo, lo que elevará la motivación y generará muchas más expectativas.

6. La institución ahorra dinero

Cuando hacés tu presupuesto y realizás un seguimiento de gastos, naturalmente encontrarás formas de ahorrar. Podrás ver cuánto dinero te queda y podrás ahorrar cualquier ingreso extra.
Así es como podemos ahorrar para emergencias, proyectos especiales, vacaciones, mantenimiento de las instalaciones, proyectos tecnológicos, impuestos, y cualquier otra cosa que no sea un gasto fijo mensual.

7. Ser libre de deudas

Trabajar con un presupuesto establecido permite también proyectar y programar el pago de las deudas, según los ingresos y otros gastos que posea la institución.
Estas libre de deudas puede generarte también un ahorro mayor al reducir el pago de intereses de préstamos.ç

8. Reducir gastos

Uno de los beneficios del presupuesto es saber en qué estás gastando dinero y dónde se debe recortar.
Si mirás hacia atrás en los últimos 3 meses de gasto, y seleccionás los gastos que pudiste haber evitado, probablemente te sorprenderás del ahorro o insumos innecesarios que podrían generar un excedente de dinero.
Sobre todo si encontrás costos muy altos o compras que no eran realmente necesarias, con suerte esto te motivará a recortar gastos y ahorrar dinero.

9. Tenés todo claro ante una auditoria

Un presupuesto establecido no solo genera orden para las personas que gestionan y administran la institución, sino que también será un referente a la hora de presentarse una auditoria y declaración de gastos.

El presupuesto representará para los demás el control que se tiene de las finanzas, y el buen uso que hace la administración para operar con recursos limitados, obteniendo ingresos que pueden ser mensuales o estacionales, para poder dirigir una institución que demanda mantenimiento y atención constante.

Y ante todo esto, si surgen gastos que demanden una modificación del presupuesto establecido, basta con jerarquizar nuevamente los gastos y prioridades, y establecer un plan acorde a las necesidades de la institución.